Steuererklärung & Belege – das müssen Sie aufbewahren Sind Sie dazu verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung einzureichen oder erwarten Sie eine Steuererstattung und reichen freiwillige eine Steuererklärung beim Finanzamt ein? Wenn ja, müssen Sie eine goldene Regel zu Belegen in der Steuererklärung beachten: Präsentieren Sie dem Finanzamt steuersparende Ausgaben, sind Sie in der Beweislast. Steuerunterlagen aufbewahren freiberufler steuern. Sie müssen dem Finanzamt anhand einer Rechnung, einer Quittung oder anhand eines Kontoauszugs die Höhe der Ausgaben nachweisen können. Ob und wie lange Sie diese Nachweise zu steuerlichen Ausgaben aufbewahren müssen, hängt entscheidend davon ab, welche Einkünfte Sie erzielen. Belege in der Steuererklärung: Verhaltensknigge während des Jahres Um nach Ablauf eines Steuerjahrs die notwendigen Belege für die Steuererklärung nicht suchen zu müssen, empfiehlt es sich, die Belege für die Steuererklärung während des Steuerjahrs in einen Ordner abzuheften oder in einem Schuhkarton zu sammeln. Das erspart viel Zeit.
Jetzt nach dem Jahreswechsel können Sie sich von einigem Ballast befreien und sich von unnötig gewordenen Steuerunterlagen trennen. Denn dann endet – wie in jedem Jahr – die 6- bzw. 10-jährigen Aufbewahrungsfrist. Schaffen Sie Platz! Doch achten Sie dabei unbedingt auf eine Spitzfindigkeit bei den Aufbewahrungsfristen! Für steuerlich relevante Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 bzw. 6 Jahren. Die Übersicht unten zeigt Ihnen, welche Frist für welche Unterlagen gilt. Die 10- bzw. Steuerunterlagen aufbewahren freiberufler steuer. 6-jährige Frist beginnt am Ende des betreffenden Jahres zu laufen. Beispiel: Für die Unterlagen aus dem Jahr 2000 beginnt die Frist also am 1. 1. 2001 und endet am 31. 12. 2010. Wann die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen offiziell beginnt Das heißt auf den ersten Blick, dass Sie jetzt im Januar 2011 Unterlagen aus dem Jahr 2000 (und älter) bei 10-jähriger Aufbewahrungsfrist und Unterlagen aus dem Geschäftsjahr 2004 (und älter) bei 6-jähriger Aufbewahrungsfrist entsorgen können. Doch Vorsicht! Der Fiskus gestaltet die Fristen etwas spitzfindiger: Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden, bzw. am Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde (§ 147 AO).
Erstattung der Spesen durch den Kunden Erstattung der Spesen über die eigene Fakturierung Sie vereinbaren mit Ihrem Kunden die Höhe der Spesen und stellen diese in Rechnung inklusive der Umsatzsteuer. Wichtig zu beachten ist hierbei, dass im Umsatzsteuerrecht Haupt- und Nebenleistungen unterschieden werden, die Nebenleistung dabei aber genauso besteuert wird wie die Hauptleistung. Aufbewahrungsfrist Steuerunterlagen | Alles zum Thema. Das heißt, die Reisekosten sind als Nebenleistung zu Ihrer eigentlichen Hauptleistung mit dem gleichen Mehrwertsteuersatz zu versteuern wie die Hauptleistung (in der Regel 19% – zur Zeit 16%), selbst wenn in den Reisekosten Posten enthalten sind, die mit 7% (oder zurzeit 5%) besteuert werden wie z. B. eine Stadtfahrt im Taxi. Erstattung durch den Kunden in nachgewiesener Höhe Wenn Sie die Spesen nicht in Ihrer Rechnung fakturieren, sondern die Originalbelege beim Kunden einreichen, können Ihnen die Kosten ebenfalls vollständig erstattet werden. Wichtig ist, dass die Belege auf den Namen des Kunden ausgestellt sind.
Als Mieter/in oder Hausbesitzer/in müssen Sie Rechnungen von Handwerkern oder anderen Dienstleistern zwei Jahre lang aufbewahren. Wie bei den Kontoauszügen empfehlen Experten und Expertinnen aber auch hier eine Aufbewahrungszeit von vier Jahren. Die Frist beginnt dabei jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Zahlung erfolgt ist. ÜBRIGENS: Haben Sie Unterlagen verlegt oder versehentlich entsorgt, wenden Sie sich an die zuständige Stelle – also zum Beispiel Ihre Bank oder Ihren Versicherer – und bitten Sie um Ersatz. Das Nachbestellen selbst ist in der Regel unproblematisch, Sie müssen nur in vielen Fällen mit Gebühren für den Ersatz rechnen. Dies ist ein redaktioneller Text des Redaktionsteams der VLH. Freiberufler & Steuern: Antworten auf die 10 wichtigsten Fragen. Es erfolgt keine Beratung zu Themen, die außerhalb der steuerlichen Beratungsbefugnis eines Lohnsteuerhilfevereins liegen. Eine Beratungsleistung im konkreten Einzelfall kann nur im Rahmen der Begründung einer Mitgliedschaft und ausschließlich innerhalb der Beratungsbefugnis nach § 4 Nr. 11 StBerG erfolgen.
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