Disclaimer: Als Webdesignerin darf und kann ich keine Rechtsauskunft geben! Ich schildere in diesem Artikel lediglich mein Verständnis zu diesem Thema. Ich möchte mit diesem und den folgenden Artikeln meine Sicht der DSGVO weitergeben um Dich zu unterstützen, auch weiterhin eine rechtssichere Website zu betreiben. Wenn Du wirklich rechtssichere Antworten erhalten möchtest, musst Du aber einen Anwalt kontaktieren. Was ist ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten? In diesem Dokument werden alle erhobenen personenbezogenen Daten dokumentiert. Da die Nachweis- und Dokumentationspflicht bei der DSGVO in den Vordergrund rückt, empfehle ich jedem dieses Dokument zu erstellen. Persönlich sehe ich dies vor allem auch als eine Auflistung von allen meinen Verfahren – also wo ich welche Daten erhebe und speichere. Oft wird dies auch "Verarbeitungsverzeichnis" genannt. Mit der Anmeldung bist Du einverstanden, dass ich Dir Newsletter zu den Themen WordPress, Google Ads und Online Marketing zusende.
Das Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten Bei Folgendem werden einige aufatmen: Nicht jedes Unternehmen ist verpflichtet, ein Verarbeitungsverzeichnis zu erstellen. Darüber klärt Art. 30 Abs. 5 DSGVO auf. Demnach ist es zu erstellen, wenn ein Unternehmen mehr als 250 Mitarbeiter ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut. Man kann sich aber nicht ausschließlich auf diese Aussage stützen. Werden nämlich personenbezogene Daten besonderer Kategorien gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO oder über strafrechtliche Verurteilungen oder Straftaten gemäß Art. 10 DSGVO verarbeitet, ist wiederum ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Des Weiteren muss man solch eine Dokumentation anfertigen, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten ein Risiko für die Rechte und Freiheiten Betroffener birgt oder sie nicht nur gelegentlich erfolgt. In all diesen Fällen ist ein Verarbeitungsverzeichnis auch bei unter 250 Mitarbeitern zu führen. Faktisch verpflichtet es doch nahezu jedes Unternehmen zur Führung von Verarbeitungsverzeichnissen.
Zudem finden sich auch Detailinformationen für "Kleinstunternehmen" wie eine Bäckerei oder eine Kfz-Werkstatt. Diese Spannbreite zeigt nicht zuletzt: Ausnahmslos jedes Unternehmen ist von der DSGVO betroffen und muss sich ernsthaft darum kümmern, die entsprechenden Vorgaben umzusetzen. Überblick über DSGVO-Anforderungen Für die meisten Typen von kleineren Unternehmen stellt das BayLDA sowohl ein Musterverzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO als auch ein jeweils zweiseitiges Dokument zur Verfügung, welches sich zu zehn besonders wichtigen Anforderungen der DSGVO äußert. So wird etwa bei jedem Unternehmen erläutert, dass Verträge über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen werden müssen. Im Falle des Online-Shops etwa mit einem Hosting-Anbieter, dem Lohnabrechner und einem Zahlungsdiensteleister. Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten Der bürokratische Aufwand im Rahmen der Datenschutz-Compliance ist gerade aufgrund der umfangreichen Erarbeitung von Verzeichnissen von Verarbeitungstätigkeiten besonders hoch.
Vorsicht: Eine Nichtantwort kann ggf. auch dazu motivieren, dass doch einmal ein Aufsichtsbehördenmitarbeiter an die Tür klopft. Das ist in Pandemiezeiten zwar eher unwahrscheinlich. Aber wer weiß… Wenn du die Mitarbeiter:innen der Aufsichtsbehörde dann nicht hereinlassen möchtest, kann die Aufsichtsbehörde (per Verwaltungsakt) anordnen, dass der Zutritt durch Behördenbeschäftigte erfolgen und die Tür geöffnet werden kann und dass das Unternehmen die Anwesenheit der Behördenmitarbeiter:innen für die Dauer der Prüfung zu dulden hat. Soweit solltest du es hier aber nicht kommen lassen. Der Ärger lohnt sich m. E. nicht. Ich bin Rechtsanwalt & Fachanwalt für IT-Recht. Auch wenn ich mich seit 1995 mit Datenschutzrecht beschäftige, bin ich sicher kein Datenschutz-Guru. Mein Ziel ist es, Menschen dabei zu helfen, den Datenschutz in Unternehmen einfach besser zu machen. Und ich freue mich über jeden, der meinen Newsletter abonniert. Wenn du unbedingt noch mehr zu mir wissen möchtest, kannst du dir mein Profil ansehen.
30 DS-GVO". Verantwortliche Stellen, die bereits jetzt über eine strukturierte Verfahrensübersicht verfügen, sollten inhaltlich mit den geforderten Pflichtangaben des neuen Artikels aus der DS-GVO keine größeren Probleme haben: Es muss wesentliche Angaben zur Verarbeitung beinhalten wie z. Zweck der Verarbeitung, Beschreibung der Kategorien der personenbezogener Daten, der betroffenen Personen und der Empfänger. Also quasi wie bisher. WER MUSS DIESES VERZEICHNIS FÜHREN? Laut Art. 30 Abs. 5 DS-GVO sind Verantwortliche und Auftragsverarbeiter mit weniger als 250 Mitarbeitern davon befreit, außer der Verantwortliche bzw. Auftragsverarbeiter führt Verarbeitungen personenbezogener Daten durch, " • die ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen bergen (z. Scoring), • die nicht nur gelegentlich erfolgen, oder • die besondere Datenkategorien gemäß Art. 9 Abs. 1 DS-GVO (Religionsdaten, Gesundheitsdaten, usw. ) oder über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten im Sinne des Art.
30 DSGVO erfüllt sind. Zwar kann ein solches "Minimalverzeichnis" kaum dazu dienen, eine Ist-Analyse der verarbeitenden Daten zu erstellen. Aus den Verzeichnissen lässt sich zudem ohne Zusatzwissen nicht ableiten, welche Compliance-Gaps noch geschlossen werden müssen, um eine volle DSGVO Compliance zu erreichen. Für größere Unternehmen bleiben vor diesem Hintergrund erweiterte Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten als zentrales Compliance-Dokument unerlässlich. Für die zukünftige mögliche Verteidigung gegen höhere behördliche Anforderungen sind die Minimal-Muster daher – vor allem in Bayern – Gold wert. Einen Bezug zu dem erst Mitte Februar von der DSK veröffentlichten Muster für Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO, die wesentlich länger sind als die Muster aus Bayern, stellt das BayLDA nicht her. Löschen muss jeder! Es kristallisiert sich bei den Datenschutzaufsichtsbehörden immer mehr heraus und es zeigt sich nun auch an den Anforderungen für kleinere Unternehmen: Um das Löschen von personenbezogenen Daten – nach Ablauf sämtlicher Aufbewahrungsfristen – kommt kein Unternehmen herum.
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