Neu ist, dass nicht nur die verantwortlichen Unternehmen selbst, sondern auch Stellen, die mit der Verarbeitung von Daten beauftragt wurden (sog. Auftragsverarbeiter / Auftragsdatenverarbeiter) ein entsprechendes Verzeichnis zu führen haben, um ihre Dokumentationspflichten zu erfüllen. Wer vor der Aufgabe steht, erstmalig ein umfassendes Datenschutzmanagement einzuführen, sollte sich zunächst im Klaren sein, bei welchen Personen oder Personengruppen für welchen Zweck überhaupt personenbezogene Daten erhoben werden. Expertentipp: Bilden Sie zunächst Kategorien für Ihre Datenverarbeitung als Übersicht und ordnen Sie dann die Vorgänge zu. Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten wird dadurch übersichtlicher. ᐅᐅᐅ Jetzt das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten mit über 80 Vorlagen ➽ hier bestellen! Was ist in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufzunehmen? 1. Jeder Verantwortliche und sein Vertreter führen ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, die in ihrer Zuständigkeit liegen.
Was das sog. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) angeht, dürften tatsächlich nicht ALLE Wege, aber doch zumindest VIELE Wege nach Rom führen. Obwohl ein VVT nicht erst seit Wirksamwerden der DS-GVO von den allermeisten Daten verarbeitenden Stelle (Verantwortlichen) geführt werden muss, gibt es doch immer noch viel Unwissen, Halbwissen und Missverständnisse zu diesem Thema. Dabei gehen die Meinungen auch bzgl. der tatsächlichen Erstellung eines VVT oft auseinander: – Was gehört in ein VVT, wie detailliert muss es sein? – Muss ich überhaupt ein VVT führen? – Wer führt das VVT? Nach Art. 30 Abs. 1 DS-GVO muss jeder Verantwortliche ein "Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten" (im Folgenden abgekürzt: "VVT") führen. Das Verzeichnis enthält: – einige allgemeine Angaben zum Verantwortlichen (Art. 1 lit a DS-GVO), – eine Auflistung aller "Verarbeitungen" (Art. 4 Ziff. 2 DS-GVO), die in seinem Zuständigkeitsbereich liegen, – mit spezifischen Angaben zu den einzelnen Verarbeitungstätigkeiten (Zwecke, Datenkategorien, Betroffenenkategorien, Empfänger, Drittlandübermittlungen, Löschfristen, technisch/organisatorische Maßnahmen Art.
Auch in der Videoreihe des LfDI Baden-Württemberg werden die grundlegenden Informationen rund um das Thema VVT sehr konkret vermittelt und erläutert, wie ein VVT praktisch umgesetzt werden kann: Warum müssen Verantwortliche ein Verarbeitungsverzeichnis pflegen, welche Inhalte muss es haben und wieso kann ein sorgfältiges Verzeichnis sogar Arbeit sparen? Diese und weitere Fragen werden in dem Video beantwortet. (Foto: Chris –)
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