LexSHOP GmbH & Co. KG Contact Details: Main address: Celsiusstrasse 28 12207 Berlin, Germany, Tel: ( 49 30) 55 14 54 38, Fax: ( 49 30) 70 01 43 11 28, E-mail: info(at) URL: Founder: Udo Netzel Director (CEO) Eine Rechnungsabgrenzung ist notwendig, um das Betriebsergebnis periodengerecht ermitteln zu können, wenn die Buchung in einer anderen Buchungsperiode erfolgt ist, oder teilweise für eine andere Buchungsperiode gilt. Zum Ende des Wirtschaftsjahres ist es vorgeschrieben; zum Ende einer jeden Periode (Monat) ist es betriebswirtschaftlich sinnvoll, um das betriebswirtschaftliche Ergebnis jeder Periode korrekt bewerten zu können. Aktive Rechnungsabgrenzung Die aktive Rechnungsabgrenzung entsteht, wenn ein Aufwand des neuen Jahres bereits im alten Jahr eine Ausgabe darstellt. Beispiel Im Dezember wird bereits die Miete für Januar des Folgejahres gebucht: Rechnungseingang Miete an Kreditor (Vermieter) Zahlungsausgang im Dezember Bank Jahresabschluss (der Aufwand wird neutralisiert; ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (aRAP) wird gebildet) aRAP (980/1900 im SKR 03/04) Januar (der Aufwand wird in die richtige Periode gebucht, aRAP wird aufgelöst) Passive Rechnungsabgrenzung Die passive Rechnungsabgrenzung entsteht, wenn ein Erlös des neuen Jahres bereits im alten Jahr einen Erlös darstellt.
Die getätigte Ein- oder Auszahlung ist aber bereits buchhalterisch zu erfassen – zunächst als wäre wie sonst auch ein Aufwand oder Ertrag entstanden. Tritt dieser Umstand periodenübergreifend auf, ist dem im Jahresabschluss Rechnung zu tragen. Die geleistete Auszahlung oder erhaltene Einzahlung des laufenden Geschäftsjahres gehört dann in ein folgendes Geschäftsjahr, ist somit periodenfremd. Zur richtigen Zuordnung gibt es in der Buchhaltung für solche Fälle die Aktive Rechnungsabgrenzung (ARA) und die Passive Rechnungsabgrenzung (PRA), die jeweils eigene Konten darstellen. Aktive Rechnungsabgrenzung (ARA) Im Jahresabschluss ist eine Aktive Rechnungsabgrenzung (ARA) vorzunehmen, wenn das Unternehmen durch Vorauszahlung aktivierte Aufwendungen im alten Jahr hatte, die wirtschaftlich in das neue Jahr gehören und sicher anfallen (§ 250 HGB). Typische Beispiele hierfür sind geleistete Vorauszahlungen für Mieten, Pachten, Versicherungen, Zinsen sowie Anzahlungen an Lieferanten. Diese Vorauszahlungen sind periodenfremd und das entsprechende Aufwandskonto um diesen Betrag beim Jahresabschluss zu korrigieren.
Allgemeine Informationen zu Rechnungsabgrenzungen Die Rechnungsabgrenzungen müssen Sie nur am Jahresende durchführen, wenn Sie verpflichtet sind eine E-Bilanz beim Finanzamt abzugeben. Für alle, die am Jahresende eine Einkommens-Überschuss-Rechnung (EÜR) beim Finanzamt abgeben müssen ( wer das ist erfahren Sie hier) gelten einfachere Regeln. Bei den aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungen handelt es sich um die zeitlich richtige Zuordnung von Geldflüssen. D. h. die Geldflüssen, müssen dem richtigen Zeitraum zugerechnet werden. Deshalb treten diese Buchungen hauptsächlich am Jahresende und am Jahresanfang auf. Grundsätzlich lassen sich 3 Fälle der zeitlichen Abgrenzungen unterscheiden: Transitorische Rechnungsabgrenzung (entspricht der aktiven bzw. passiven Rechnungsabgrenzung kurz ARA genannt): Diese Buchung wird notwendig, wenn der Zahlungsvorgang (Ausgabe oder Einnahme) im alten Jahr erfolgt, die Aufwendungen bzw. Erträge aber wirtschaftlich dem neuen Jahr zuzuordnen sind. Das heißt hiervon gibt es zwei Unterarten: Einmal die aktive Rechnungsabgrenzung, die bei Aufwendungen herangezogen wird und zum anderen die passive Rechnungsabgrenzung, die bei Erträgen zum Tragen kommt.
Diese nimmt man beim Jahresabschluss als Rechnungsabgrenzungsposten in die Bilanz auf, um sie danach in der richtigen Periode aufzulösen und erfolgswirksam zu erfassen. Auf diese Weise werden Verzerrungen bei der Ermittlung des Jahresüberschusses vermieden, was sich auch auf die Ertragsbesteuerung auswirkt. Die passive Rechnungsabgrenzung wird für Einnahmen durchgeführt, die erst im folgenden Wirtschaftsjahr als Erträge zu behandeln sind. Das Unternehmen steht demnach noch in der Pflicht, Leistungen zu erbringen. Man bucht die Zahlungen vor dem Bilanzstichtag auf das Konto "Passive Rechnungsabgrenzung". Im Rahmen des Jahresabschlusses gehen sie in die Bilanz ein und erscheinen dort als Rechnungsabgrenzungsposten auf der Passivseite. Diese passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) löst man im neuen Wirtschaftsjahr wieder auf und verbucht sie periodengerecht als Erträge. Einnahmen im alten Wirtschaftsjahr, die als Ertrag des neuen Jahres zu werten sind, erscheinen in der Bilanz als passive Rechnungsabgrenzungsposten.
000 € auf dem Konto ein. Buchung im Dezember: per Bank 1. 000 € an passive Rechnungsabgrenzung 1. 000 € Buchung im Januar: per passive Rechnungsabgrenzung 1. 000 € an Mieteinnahmen 1. 000 € Für korrekte Zwischenabschlüsse im Folgejahr ist es empfehlenswert, die PRAP in der Periode aufzulösen, welcher der Ertrag zuzurechnen ist. Es gibt auch Fälle, in denen die Auflösung eines PRAP anteilig über mehrere Jahre hinweg erfolgen muss, z. bei bestimmten Zuschüssen. Oft fließen Einnahmen sowohl für Erträge des aktuellen als auch des folgenden Jahres. In diesem Fall ist der Betrag aufzusplitten und anteilig als Ertrag und PRAP zu buchen. Beispiel Ein Unternehmen verkauft einem Kunden im Mai gegen Sofortzahlung ein Jahres-Software-Abonnement für 2. 400 €, beginnend ab Juni. Auf das aktuelle Jahr entfällt der Ertrag für 7 Monate, also 1. 400 €, auf das nächste 1. 000 €. Buchung im Mai: per Bank 2. 400 € an Umsatzerlöse 1. 400 € und passive Rechnungsabgrenzung 1. 000 € an Umsatzerlöse 1. 000 € Als Alternative zum ersten Buchungsschritt ist es auch erlaubt, Einnahmen sofort als Ertrag zu buchen und erst unmittelbar vor dem Jahresabschluss Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden.
Beispiele für PRAP Um die eher theoretische Thematik etwas anschaulicher zu gestalten, wollen wir Ihnen noch ein Beispiel liefern. Dies ist klassischer Weise ein Jahres-Abonnement. Es ist bei Abschluss des Abos zahlbar. Also beispielsweise 120 Euro pro Jahr. Diese werden im September gebucht. Nun werden die Beiträge von September, Oktober, November und Dezember als Erträge gebucht. Der Restbetrag wird als passiver Rechnungsabgrenzungsposten gebucht. Im nächsten Jahr wird der PRAP aufgelöst und erscheint dann als Ertrag für die verbleibenden Monate. Passive Rechnungsabgrenzungsposten sind ein gängiges Mittel in der Bilanzbuchhaltung. imago images / Patrick Scheiber Hier können Sie keine PRAP bilden Es gibt auch Beispiele, wo das Bilden eines passiven Rechnungsabgrenzungspostens nicht zulässig ist. Gutscheine für Ermäßigungen im Folgejahr sind beispielsweise nicht zulässig als PRAP. Öffentliche Investitionszuschüsse lassen sich auch nicht passiv buchen. Entschädigungen für bereits gezahlte Beträge wie Werkzeugkostenbeiträge, Vorfälligkeitsentschädigungen bei Krediten, Pachtaufhebungsentschädigungen oder die Entschädigung für ein vorzeitig aufgehobenes Schulverhältnis.
Der § 5 Abs. 5 EStG legt fest: Als Rechnungsabgrenzungsposten sind nur anzusetzen auf der Aktivseite Ausgaben vor dem Abschlussstichtag, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen; auf der Passivseite Einnahmen vor dem Abschlussstichtag, soweit sie Ertrag für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen. Auf der Aktivseite sind ferner anzusetzen als Aufwand berücksichtigte Zölle und Verbrauchsteuern, soweit sie auf am Abschlussstichtag auszuweisende Wirtschaftsgüter des Vorratsvermögens entfallen, als Aufwand berücksichtigte Umsatzsteuer auf am Abschlussstichtag auszuweisende Anzahlungen. Nach einer überholten Ansicht des Bundesfinanzhofs war es dem Steuerpflichtigen erlaubt, in Fällen von geringer Bedeutung auf eine genaue Abgrenzung zu verzichten (Beschluss vom 18. 03. 2010, X R 20/09). Dabei orientierte sich der Bundesfinanzhof an der Grenze des § 6 Abs. 2 EStG (Geringwertige Wirtschaftsgüter). Daran hält der Bundesfinanzhof mit dem Urteil vom 16. März 2021 (X R 34/19) nicht mehr fest.
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