Es ist wichtig, dass das Finanzamt, im Falle einer Betriebsprüfung, mit Ihrer Vorgehensweise des Ersetzenden Scannens einverstanden ist. Dabei gilt es vor allem die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu beachten. Dabei sind im Folgenden die drei wichtigsten Punkte zusammengefasst: Es muss eine Verfahrensdokumentation für diesen Prozess des Ersetzenden Scannens erstellt werden. Diese muss den gesamten Bearbeitungsprozess lückenlos und transparent dokumentieren. Verfahrensdokumentation ersetzendes scanner canon. Ohne eine Verfahrensdokumentation, dürfen Papierdokumente nicht vernichtet werden! Wir unterstützten Sie gerne bei der Erstellung dieser Verfahrensdokumentation. Das gescannte Dokument muss inhaltlich vollständig mit dem Originaldokument übereinstimmen. Alle möglichen Maßnahmen, um diese Übereinstimmung zu gewährleisten, müssen getroffen werden. Das digitalisierte Dokument muss auf dauerhaften Datenträgern gespeichert werden.
Zentraler Ort für alle Eingaben ist das Dashboard der Lösungen. Dort können Mandanten und neue Projekte für die Dokumentation angelegt und verwaltet werden. Über gezielte Abfragen führen die Tools die Nutzer anschließend Schritt für Schritt durch alle für die Dokumentation relevanten Aspekte. Das Erstellen einer Dokumentation kann beliebig unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt an der gleichen Stelle fortgesetzt werden. Eine Live-Vorschau ermöglicht es, jederzeit den aktuellen Stand der Dokumentation einzusehen. Verfahrensdokumentation ersetzendes scanner 3d. Belegablage, Scannen und Kassenführung übersichtlich dokumentieren Zu den Dokumentations-Basisfunktionen der Software-Lösungen zählen insbesondere die Belegablage, das Ersetzende Scannen und die Kassenführung: Die Dokumentation der Belegablage beinhaltet sowohl Belege in papier- als auch in elektronischer Form und umfasst alle eingehenden Belege – wie Lieferscheine oder Quittungen – sowie alle ausgehenden Belege wie Rechnungen oder Bankauszüge sowie die Ablage von Eigenbelegen.
Eine solche Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Nicht zuletzt sollte sie verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die Übersicht (Excel) finden Sie hier. Softwarelösungen vereinfachen die Dokumentation Dies alles ist allerdings nur ein kleiner Teil der Anforderungen. Die Liste des Bundesfinanzministeriums ist deutlich länger ( siehe hier). Verfahrensdokumentation ersetzendes scanner darkly. Händisch ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD für Unternehmer ebenso eine Herkules-Aufgabe wie für Steuerberater. Mittlerweile hat sich daher in Deutschland ein kleiner, aber feiner Markt von Softwarelösungen etabliert, die an genau diesem Schmerzpunkt ansetzen und die Verfahrensdokumentation deutlich erleichtern. Die Software-Anbieter haben das Ziel, mit ihren Lösungen den Prozess der Dokumentation effizienter, transparenter und übersichtlicher zu gestalten.