Ordner Register Richtig Verwenden – Stellenangebote Als Kinderpflegerin Nürnberg

July 7, 2024, 1:30 am

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© Wolfgang Zwanzger / Bei Ordnern den Überblick behalten – das ist für ein Sekretariat von entscheidender Bedeutung. Haben Sie schon einmal gezählt, wie oft Sie am Tag einen Aktenordner in die Hand nehmen? Da kommt bestimmt eine ganz schöne Zahl zusammen, denn von den praktischen Pappdeckeln finden sich ja in jedem Büro gleich mehrere. Entscheidend ist, die Ordner gut zu organisieren, damit Sie schnell auf die Inhalte zugreifen können. Arbeiten Sie mit Abkürzungen und Farben, um auf Anhieb die richtige Ablage aus dem Regal zu ziehen. Ordner register richtig verwenden uk. Und wenn mehrere Kollegen auf die Ordner zugreifen, sollten Sie einige Vorkehrungen treffen, damit auch alle Dokumente wieder an ihren Platz zurückfinden. Bei Ordnern den Überblick behalten 1: Was gehört rein? In die praktischen Aktenordner gehören vor allem Unterlagen, die nicht ständig benötigt werden, auf die Sie und vielleicht auch andere Kollegen dennoch gelegentlich zugreifen müssen. Ordner sind ideal zur Ablage großer geschlossener Vorgänge, denn darin können Sie alle Dokumente zusammenfassen und sicher stellen, dass die Reihenfolge der abgelegten Blätter nicht durcheinander kommt.

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Vielleicht kennen Sie noch das alte Reitersystem, mit dem früher die Büchereien gearbeitet haben. Gehen Sie bei Ihren Aktenordnern nach dem gleichen Prinzip vor. Wer Unterlagen entnimmt, muss an deren Stelle einen Reiter stellen mit allen notwendigen Informationen: Welcher Ordner fehlt? Wer hat ihn entnommen? Wann hat er ihn sich ausgeliehen? So erkennen Sie sofort, ob ein Ordner länger fehlt und können konkret beim Kollegen nachfragen. Die Reiter müssen übrigens nicht aufwendig sein. Ordnerregister im Windows-Explorer nutzen - PC-WELT. Einfache, aber stabile Pappstreifen reichen schon aus. Wichtig ist allerdings, dass sie lang genug sind, um zwischen den Ordnern hervorzuschauen.

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Der Vorteil dabei ist nicht nur, dass Sie schnell sehen, in welchem Ordner die Unterlagen liegen, sondern erkennen durch die Zusätze auch, ob ein Ordner womöglich fehlt. Noch mehr Übersicht schaffen Sie, wenn Sie die Rücken farbig gestalten oder sie mit Symbolen versehen. Damit sehen Sie sofort, wenn ein Ordner "aus der Reihe tanzt" und an einem Ort steht, an den er nicht gehört. Eine farbliche Zuordnung könnte z. so aussehen: Rot: Unterlagen, die Kunden betreffen. Ordner ordnen leicht gemacht - ZEITBLÜTEN. Ordner, die Angebote, Verträge, Rechnungen u. Ä. enthalten, bekommen also ein rotes Rückenschild. Blau: Dokumente, die zum Personal gehören. In den Aktenordnern mit einem blauen Rücken finden sich also Arbeitsverträge, Mitarbeiterdaten, Abmahnungen, Seminarbestätigungen etc. Gelb: Alles, was die Geschäftsführung angeht. Bilanzen und Steuerunterlagen, Strategiepapiere usw. 3: Registerkarten ausfüllen Gerade bei Aufbewahrung großer, geschlossener Vorgänge, die über mehrere Ordner laufen, sollten Sie die jeweiligen Inhalte immer genau beschriften.

Um die Ordner zu benennen, gibt es verschiedene Möglichkeiten – wie Sie dabei vorgehen, ist auch von Ihrem konkreten Arbeitsgebiet abhängig. Sinnvoll ist es, mit Abkürzungen, Nummerierungen oder Kombinationen aus Zahlen und Buchstaben zu arbeiten – je nachdem, ob Sie chronologisch, alphabetisch oder vielleicht auch thematisch ablegen. Übrigens ist wichtig, dass nicht nur Sie allein die Abkürzungen verstehen und die entsprechenden Ordner finden. Auch Ihre Vertretung, wenn Sie im Urlaub oder womöglich krank sind, sollte sich zurechtfinden. Legen Sie daher eine Liste an, in der Sie alle Abkürzungen mit entsprechender Aufschlüsselung aufführen. Ordner register richtig verwenden de. Angenommen, Sie verwalten die Akten aus dem Personalwesen. Dann können Sie Ordnern, die Personalakten enthalten, mit dem Kürzel z. B. "MA" für "Mitarbeiter" versehen, unter Umständen noch mit dem Zusatz "A-D", "E-H" für die Nachnamen oder aber "001-020" für die Personalnummern. Dokumente über Seminare erhalten das Kürzel "S" und den entsprechenden Zeitraum wie "01/2008-03/2008" usw.

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