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July 10, 2024, 7:18 pm

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Viele Unternehmen setzen beim Thema Digitalisierung auf ersetzendes Scannen. Hierbei werden Papierdokumente in die digitale Form umgewandelt - umfangreiche Papierarchive sollen so aufgelöst werden. Was sich zunächst nach einem einfachen Prozess anhört, ist ein mit strengen Vorschriften verbundenes Verfahren. Welche Richtlinien beim ersetzenden Scannen beachtet werden müssen und inwiefern es bessere Alternativen gibt, erläutern wir im Artikel. Definition - Was bedeutet ersetzendes Scannen? Unter dem Begriff ' ersetzendes Scannen ' versteht man die digitale Erfassung von Papierbelegen, sodass diese digital weiterverarbeitet werden können. Beim ersetzenden Scannen wird das elektronische Abbild des Belegs aufbewahrt und das Original in Papierform anschließend vernichtet. Verfahrensdokumentation ersetzendes scanner darkly. Der eingescannte Beleg ersetzt hier also den Originalbeleg. Welche Voraussetzungen müssen beim ersetzenden Scannen erfüllt sein? Die Digitalisierung von Belegen unterliegt einigen rechtlichen Vorgaben, die seitens der GoBD geregelt werden.

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Mit den GoBD fordert die Finanzverwaltung die Einrichtung entsprechender Verfahrensdokumentationen insbesondere für die Umwandlung von Papierbelegen in elektronische Dokumente. Sie dient auch der Sicherstellung einer rechtssicheren und geordneten Belegablage. Musterverfahrensdokumentation als praktische Anleitung Ziel der vom DStV und der BStBK gemeinsam überarbeiteten Musterverfahrensdokumentation und des nun erstellten FAQ-Katalogs ist eine umfassende Information. Berufsangehörige sollen nicht nur über stationäre Scanverfahren, sondern auch über die neuen Vorgaben zum mobilen Scannen bei der Belegdokumentation informiert sein. Damit erhalten die Berufsangehörigen eine praktische Anleitung, wie sie Belege dem heutigen Stand der Technik entsprechend z. B. Verfahrensdokumentation ersetzendes scanner driver. auch mit einem Smartphone rechtssicher fotografieren und in einer Cloud speichern können. Die aktualisierte Musterverfahrensdokumentation beschreibt dazu u. die erforderlichen Verfahrensschritte vom Posteingang über die Belegprüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung der gescannten Dokumente sowie die Anforderungen an die technische Ausstattung.

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Die archivierten Belege müssen jederzeit abrufbar sein. ‍ 5. Weiterverarbeitung des Belegs ‍ In der Regel erfolgt die Verbuchung eines Belegs unmittelbar nach der Digitalisierung und Archivierung. Sämtliche Prozessschritte müssen nachvollziehbar mittels Verfahrensdokumentation festgehalten werden. ‍ 6. Vernichtung des Originalbelegs Nach Erstellung der Verfahrensdokumentation dürfen die Originalbelege in Papierform vernichtet werden. Sinnvoll ist es, vor der Vernichtung regelmäßig Stichproben unter dem Vier-Augen-Prinzip durchzuführen. So soll vermieden werden, dass Originale vernichtet werden, wo der digitalisierte Beleg z. nicht richtig lesbar ist. Ersetzendes Scannen. ‍ Darf man Papierbelege nach dem Scannen wegschmeißen? Nein! Nach dem Scannen dürfen Papierbelege nicht weggeschmissen werden. Die Originalbelege in Papierform dürfen erst dann vernichtet werden, wenn eine Verfahrensdokumentation erstellt wurde. Wichtig: Bestimmte Dokumente sind von dieser Regel ausgeschlossen und dürfen in keinem Fall vernichtet werden.

Auch muss verhindert werden, dass die Schrift auf dem Papier verblasst. Belege die auf Thermopapier gedruckt wurden, müssen deshalb zusätzlich als Kopie vorliegen. Liegt der Originalbeleg in digitaler Form vor, darf dieser auch nur digital archiviert werden. Den Beleg zur Archivierung auszudrucken ist nicht zulässig. Ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gemäß GoBD Sämtliche Bearbeitungs- und Scanprozesse, die Belege durchlaufen, müssen mittels Verfahrensdokumentation gemäß der GoBD festgehalten werden. Dies dient der Nachvollziehbarkeit der einzelnen Schritte und enthält Informationen darüber, welche Dokumente gescannt werden, von wem die Dokumente gescannt werden, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird, wie auf Fehler überprüft wird und wie die Lesbarkeit und Vollständigkeit sichergestellt wird. Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen - DER BETRIEB. Wichtig: Erst nachdem die Verfahrensdokumentation für die eingescannten Belege erstellt wurde, dürfen die originalen Papierbelege vernichtet werden. Mehr zum Thema Verfahrensdokumenation nach GoBD gibt's hier.

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