Nur wer am Arbeitsplatz Ordnung hält, hat den Kopf frei für effektives Arbeiten. Ich zeige Ihnen, wie Sie Struktur im Büro schaffen. Jeder Büromitarbeiter kennt die Situation: Je größer der Stress, desto größer das Chaos im Büro. Für große Aufräumarbeiten bleibt dann oftmals wenig Zeit und die eigentlich geplante Ordnung im Büro bleibt auf der Strecke. Ist der Schreibtisch dann doch endlich entrümpelt, steht schon die nächste Aufgabe bevor, denn nun muss die neugewonnene Ordnung auch beibehalten werden. Eine Hürde, die nicht bewältigt werden kann? Mit dem richtigen Ordnungssystem schon! Warum ist Ordnung am Arbeitsplatz so wichtig? Es gilt als bewiesen, dass Menschen, die an einem ordentlichen Arbeitsplatz arbeiten, nicht nur schneller arbeiten können, sondern auch eine bessere Qualität ihrer Arbeit abliefern. Experten gehen sogar so weit, zu sagen, dass unordentliche Menschen schlechtere Karrierechancen haben. Generell ist es aber auch für den Arbeitenden selbst eine Belastung, an einem unaufgeräumten Schreibtisch zu arbeiten.
In eine gebundene Ablage ordnen Sie ebenfalls Schriftstücke ein, die zusammengehören. Allerdings sind der gebundenen Ablage die Unterlagen zuzuordnen, die Sie nie mehr an anderer Stelle abheften möchten. Sind die Einzelblätter erst einmal gebunden, können sie nicht wieder einzeln entnommen werden. Ordner für Ordnung im Büro Mit Stehordnern können Sie im Büro ganz leicht für Ordnung sorgen. Hierfür stehen Ihnen Ordner mit unterschiedlichen Größen und Rückenbreiten zur Verfügung. Entscheiden Sie selbst, in welche Kategorie voraussichtlich viele Schriftstücke Platz finden müssen und für welche Sie auch schmale Ordner nutzen können. Beispiel: In der Regel sind schmale Ordner für Berichte, Gewerbeanmeldungen und Zugangsdaten für die Bank geeignet. Steuerunterlagen benötigen oft mehr Platz und sind in großen Ordnern besser aufgehoben. In den Stehordnern können Sie sowohl geheftete als auch ungeheftete Unterlagen aufbewahren. Klarsichtfolien sind für Ungeheftetes ideal. Tipp: Durch farbige Markierungen auf den Ordnerrücken bringen Sie noch mehr Ordnung ins Büro.
Der Posteingang füllt sich immer mehr, die Akten stapeln sich und auch sonst herrscht ziemliches Chaos im Büro. Da fällt es nicht gerade einfach, den Überblick zu behalten. Darunter leiden die Konzentration und das Resultat. Die perfekte Lösung lautet: ein Frühjahrsputz im Büro, um wieder effizient arbeiten zu können, statt ständig nach wichtigen Dokumenten oder anderen Utensilien zu suchen. Ordnung im Büro schaffen Zu Beginn des Frühjahrs steht im Büro das Aufräumen und Ausmisten an. Dies ist zwar anstrengend, allerdings auch sehr befreiend. Unordnung kostet einerseits Zeit, die im Büro schließlich Geld ist, und andererseits werden dadurch auch die Nerven strapaziert. Die Folgen: unnötiger Stress Chaos im Kopf Ideal ist es natürlich, wenn die Unordnung dauerhaft verbannt und das Chaos nicht zur Gewohnheit wird, damit effektiv gearbeitet werden kann. Zum Glück gibt es gute Möglichkeiten und Hilfsmittel, um Ordnung zu halten, beispielsweise Ordner, Ringmappen, Stehsammler, Klemmbretter oder Präsentationsmappen.
Am Ende des Tages: Büroschreibtisch aufräumen Ein weiterer wichtiger Punkt für die Büroordnung ist die simple Tätigkeit, den Schreibtisch am Ende des Arbeitstages auch entsprechend aufzuräumen. Auf diese Weise kann gewährleistet werden, dass der nächste Arbeitstag im Büro wieder in der gewohnten strukturierten Art und Weise beginnt und dass die Arbeitseffektivität am nächsten Tag nicht durch eine Aufräumaktion leidet. Das Aufräumen des Schreibtisches am Ende des Tages kann wunderbar als tägliche Routine in den Arbeitslauf integriert werden und wird garantiert von dem Chef auch wohlwollend irgendwann zur Kenntnis genommen.
Das Zeitmanagement im Büro spielt eine wesentliche Rolle, um schnell und effizient zu arbeiten. Einen Überblick für das perfekte Zeitmanagement gibt es hier auf, so dass es mit ganz einfachen Methoden gelingt auch die Herangehensweise bei der Erledigung verschiedener Aufgaben deutlich zu optimieren. Dabei kommt es häufig darauf an, dass man sich sowohl einen Tagesplan, als auch Wochenplan anlegt, um nicht nur verschiedene Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten, sondern auch vorgesetzte Ziele zu erledigen. Vor allem im Homeoffice ist das richtige Zeitmanagement das A und O, um alle Aufgaben mit Zufriedenheit und im geforderten Zeitraum erledigen zu können. Tipp 2: Den Schreibtisch komplett leeren Mit den Jahren sind so allerhand Unterlagen, Notizen, Telefonnummern und Akten auf den Schreibtisch gekommen und haben ihn seitdem nie wieder verlassen. Auf den meisten Büro-Schreibtischen befinden sich überwiegend Dokumente, die keine Rolle mehr spielen. So heißt es den Schreibtisch endlich von dem unnötigen Ballast zu befreien und groß auszumisten.
Beispiele für die Farbzuordnung: Rot: Termine Schwarz: Telefonate Grün: Projekte Blau: andere Tagesaufgaben oder: Grün: Termine Rot: A-Aufgaben Blau: B-Aufgaben Schwarz: C-Aufgaben
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