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Fazit Als Projektleiter ist es unerlässlich, den Überblick zu behalten – und die wichtigsten Projektdokumente zu kennen. Wenn die genannten in deinem Projekt vorliegen: Glückwunsch! Dann bist du gut gerüstet, und kannst dich um die Inhalte kümmern – der solide Rahmen ist vorhanden!
Der Grundgedanke: Jeder weiß nicht nur, worum es geht, sondern auch wie und mit welchen Rahmenbedingungen. Ein Projektplan enthält typischerweise folgende Inhalte: Projektziele Stakeholder Team und Organisation Projektrisiken und Gegenmaßnahmen Projektinhalt Zeitplanung Ressourcen- und Kostenplanung Auch hier sollte ein pragmatischer Ansatz gewählt und die Projektgröße berücksichtigt werden – ein Flughafenbau benötigt einen anderen Projektplan als die jährliche Weihnachtsfeier. Schritt für Schritt einen Projektplan erstellen: Zum Step-by-Step-Guide Zeitplan Teil des Projektplans und doch so nützlich für den Projektalltag: Ein (möglichst grafischer) Phasenplan mit Markierung der wichtigsten Zwischentermine bzw. Meilensteine. Eine kostenlose Vorlage für einen einfachen Phasenplan findest du hier: Hol dir deine kostenlose Phasenplan-PowerPoint-Vorlage! Vorlage dokumentation projektarbeit der. Etwas ausführlicher kannst du dein eigenes Gantt-Chart mit Excel erstellen oder folgende Vorlage herunterladen: Hol dir den kostenlosen Excel-Projektplan!
Abkürzungsverzeichnis Während du die Dokumentation erstellst wirst du oft ausgeschriebene Wörter wiederholen, daher erstelle dir ein Abkürzungsverzeichnis. Diese Abkürzung solltest du unbedingt aufführen. Aufbau der Dokumentation Definitionsphase Einleitung Die Einleitung beschreibt in Form eines kleinen Textes erst einmal worum es bei der betrieblichen Projektarbeit geht. Du kannst kurz die Ausgangssituation (Wie war es vor deinem Projekt? ) beschreiben. Des weiteren solltest du beschreiben wie du dein Vorhaben realisieren möchtest. Ausbildungsbetrieb In diesem Abschnitt der Dokumentation beschreibst du in ein paar Sätzen dein Unternehmen. Was macht dein Unternehmen eigentlich? Wieviele Azubis hat es? Welche Dienstleistungen oder Produkte bietet es an? Wie viele Mitarbeiter arbeiten dort? Welche Kunden hat dein Unternehmen? Wo führst du das Projekt durch? Download kostenlos: Vorlagen für IT-Projektmanagement und Projektverwaltung. An welchem Ort? In welcher Filiale? In welcher Abteilung? Auch der Ansprechpartner für Ausbildung und die Projektarbeit im Betrieb darf ruhig von dir erwähnt werden.
Lediglich, wenn die Zuständigkeiten für die einzelnen Dokumente festgehalten sind, kann die Dokumentation vollständig und einheitlich verfolgen. Welche Dokumente gehören zur Projektdokumentation? Zur Projektdokumentation zählen sämtliche Unterlagen, die in direktem Zusammenhang mit dem Projekt stehen, also nicht nur Projektberichte, sondern auch das Projektauftragsdokument, der Projektstrukturplan, Pläne, Schriftverkehr und Sitzungsprotokolle etc. Hinweis: Insbesondere durch die vielen Protokolle kann die Projektdokumentation schnell einen enormen Umfang annehmen. Projektmanagement-Vorlagen und Tools als Download. Überprüfen Sie deshalb, ob Sie manche Protokolle weglassen können und nur einen Vermerk darüber machen. Das setzt allerdings voraus, dass Sie eine gut funktionierende Projektdokumentenablage haben, so dass jeder jederzeit bei Bedarf auf die Protokolle zugreifen kann. Wie verfassen Sie eine Projektdokumentation? Es gibt unterschiedliche Angaben darüber, was eine Projektdokumentation beinhalten sollte. Darüber hinaus gibt es aber einige Mindeststandards, die für alle Projektdokumentationen gelten.