Jeder freigeschaltete Mitarbeiter kann Fahrzeugbuchungen nun ganz einfach mit Vimcar Booking selbst durchführen, ohne Verwirrung und Missverständnisse. Damit ist ein langer Abspracheprozess überflüssig: Es muss auf keine Freigabe mehr gewartet und der Flottenmanager wahlweise sogar gar nicht mehr involviert werden. Stattdessen sind sowohl Flottenverantwortlicher als auch Fahrer ohne direkte Absprache in sekundenschnelle im Bilde darüber, welche Fahrzeuge zu bestimmten Zeitpunkten außer Haus sein werden bzw. gerade sind. Einfache Freischaltung Ihrer Fahrzeuge über Vimcar Fleet Wie auch über die Fahrtenbuch – und Flottenmanager-Applikationen können Sie sich als Vimcar-Kunde über in das neue Buchungssystem einloggen. Vimcar Booking nutzt dabei die Informationen, die Sie bereits in Vimcar Fleet hinterlegt haben. Fahrzeuge, die Sie im Flottenmanager angelegt haben, können für die Fahrzeugbuchung freigeschaltet werden. Poolfahrzeuge richtig verwalten | Autoflotte. So entscheiden Sie im Voraus, welche Fahrzeuge auf Vimcar Booking verfügbar sein sollen – beispielsweise ausschließlich die Poolfahrzeuge.
Bei den beiden letzten Punkten wird eine Einladungsmail an das andere Postfach gesendet, welche dort natürlich "verarbeitet" werden muss. Nun kann man in Outlook pro Postfach diese Verarbeitung automatisieren, indem man in den Extras - Optionen - Kalenderoptionen die Ressourcenplanung aufruft. Hier kann man Outlook steuern, wie er eingehende Terminanfragen anderer Personen verarbeitet. Poolfahrzeuge verwalten outlook contact. Die Betonung liegt auf "Outlook", denn Exchange kennt bis 2003 diese Bedeutung nicht und verarbeitet auch keine eingehenden Anfragen. Um Exchange 2000/2003 dazu zu bringen, Terminanfragen automatisch für Ressourcenpostfächer zu verarbeiten, muss man ihm mit dem AutoAcceptAgent helfen, welcher als E200x Storesink auf den fraglichen Postfächern zu installieren ist. Ohne diesen AutAcceptAgent muss man eben ein Outlook auf einem PC mitlaufen lassen, welches die Ressourcenpostfächer eingebunden hat, überwacht und die Anfragen verarbeitet. Dazu muss dieser Hilfsprogramm allerdings mehr als "nur" Leserechte auf den Kalender der Ressource haben.
Es ist ratsam, das Verbot der privaten Nutzung von Fahrzeugen im Corporate CarSharing auch in den Arbeitsverträgen der Mitarbeiter festzuhalten. Das gilt auch für Führungskräfte wie beispielsweise Geschäftsführer. Poolfahrzeuge verwalten outlook online. Das Unternehmen sollte unbedingt auf eine strikte Umsetzung des privaten Nutzungsverbots pochen, denn das Finanzamt darf nicht von einer Verbotsverletzung erfahren. Wird das private Nutzungsverbot verletzt, dann wird eine Steuerlast der Firma angenommen und es besteht ein geldwerter Vorteil. Das gilt bereits, wenn ein Mitarbeiter die Möglichkeit bekommt, ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark privat einzusetzen. Das private Nutzungsverbot muss regelmäßig kontrolliert werden, ansonsten geht das Finanzamt von einer privaten Verwendung aus. Buchung von Fahrzeugen - kein Anspruch auf identischen Poolwagen Wird ein Fahrzeugpool genutzt und mehreren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, dann kann eine Regelung zur wiederholten Nutzung des identischen Fahrzeugs gefunden werden, aber der betreffende Mitarbeiter hat keinen Anspruch auf dasselbe Fahrzeug.
Über einen OBD-Stecker werden Fahrzeugdaten gesammelt, an das fleetster System gesendet und in einem Fahrtenbuch abgebildet. Bei Bedarf, können Admins und Nutzer ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch exportieren. 9. Fahrzeugkategorien buchen Alternativ haben Sie auch die Option, dass Ihre Angestellten nur eine bestimmte Fahrzeugkategorie buchen können. Dies wird vor allem in großen Fuhrparks wichtig, und schützt davor, dass Mitarbeiter sogenannte Lieblingsfahrzeuge aussuchen und diese ständig buchen. 10. Termine in Kalender eintragen Mittels einer ICS-Datei können Nutzer Ihre getätigten Buchungen in ihren Google- oder Outlook-Kalender eintragen. Poolfahrzeuge verwalten outlook google. Damit können Administratoren sicherstellen, dass Angestellte keine Termine versäumen. Des Weiteren können Erinnerungen implementiert werden, die zu einen gewählten Zeitpunkt vor der Buchung eine Email oder Push-Benachrichtigung an den Nutzer schickt. fleetster - die neue Generation Poolfahrzeug Management Wenn das interessant für Sie klingt, haben wir gute Nachrichten für Sie: Sie können fleetster ohne Verpflichtungen 30 Tage lang kostenlos testen.
Vimcar haben wir schon 2015 und 2018 getestet. Das digitale Fahrtenbuch basiert auf einem OBD-Stecker, der Daten aus der Fahrzeugelektronik liest und über einen GPS Empfänger und eine permanente Internetverbindung (inkl. SIM Karte) verfügt. Fuhrparkverwaltung - - - - - - - - - - - - - Office-Loesung.de. Daraus wird sozusagen vollautomatisch ein Fahrtenbuch geschrieben. Seit 2017 können Fuhrparkmanager den OBD-Stecker mit Vimcar Fleet, einem umfassenden Flottenmanagement-Tool, nutzen. Funktionen sind etwa eine automatische Planung der Auslastung der Fahrzeuge (beste Nutzung der Leasing-Kilometer), das Verwalten und Einplanen von Fahrzeugen im Pool sowie das Hinterlegen aller wichtiger Dokumente zu den Fahrzeugen. Vimcar steckt am OBD Stecker, der sich oft unten links im Fußraum befindet Basic-Funktionen in Fleet Admin: Fahrzeugreservierung, Dokumente und Kosten im Blick Je nach Flottengröße und benötigten Funktionen kann man aus verschiedenen Paketen von Vimcar Fleet auswählen. Die Basis und sozusagen das Allround-Tool ist " Fleet Admin ". Hier kann man über den Zugriff per Browser neben der Stammdatenverwaltung aller Autos die Kosten im Blick behalten, indem man regelmäßig alle Belege und Dokumente hochlädt.
Im Nachhinein lässt sich nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wann gebucht und storniert hat. Die Fahrzeugbuchungssysteme können darüber hinaus mit Online-Fahrtenbüchern kombiniert werden – hierdurch werden auch Gründe für den Verleih ersichtlich. Ein weiterer Vorteil von elektronischen Buchungen von Poolfahrzeugen ist, dass die Effizienz des Fuhrparks analysiert werden kann. Microsoft Office 365: So erstellen und verwalten Sie Ressourcenpostfächer.. Doppelbuchungen und unausgelastete Zeiten lassen sich gezielt vermeiden. Die Nutzungsweise wird transparent und kann verbessert werden. Sprechen Sie direkt mit unseren Fuhrpark-Experten. Wir unterstützen Sie gerne jederzeit – von der unverbindlichen Erstberatung bis hin zum regelmäßigen Experten-Support – am Telefon, persönlich oder online. Christian Fuchs