Vorsicht ist geboten bei der Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern. Nehmen diese an einer geschäftlichen Bewirtung teil, liegt der Abzug bei 70%. Bei der Teilnahme an einer betrieblichen bzw. betriebsinternen Bewirtung, z. einer Weihnachtsfeier, sind die Kosten voll abzugsfähig. Die geschäftliche Bewirtung Am Geschäftsessen müssen betriebsfremde Personen, sogenannte Geschäftsfreunde, teilnehmen. Dies sind neben Kunden, Lieferanten und Auftraggebern gegebenenfalls auch deren Begleiter, wie z. Ehepartner. Für die Teilnahme des eigenen Partners muss aber ein geschäftlicher Anlass vorliegen, sonst sind die Bewirtungskosten nicht abziehbar. Gut zu wissen: Betriebliche bzw. geschäftliche Bewirtungen können auch am Wochenende stattfinden. Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in der Wohnung des Steuerpflichtigen gehören indes regelmäßig nicht zu den Betriebsausgaben, sondern zu den nicht abzugsfähigen Kosten der Lebensführung. Was ist beim Eigenbeleg zu beachten?
Welche Angaben gehören in den Bewirtungsbeleg? Damit das Finanzamt eine Bewirtung aus geschäftlichem oder beruflichem Anlass steuerlich anerkannt, muss der Steuerpflichtige den Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen. Eine Quittung oder auch eine ordnungsgemäße Rechnung reichen in diesem Fall nicht aus. Für eine steuerliche Anerkennung muss der Bewirtungsbeleg bestimmte Angaben der Person haben, die den Bewirtungsaufwand geltend machen möchte. Darüber hinaus müssen aus dem Beleg auch einige Informationen des Restaurants hervorgehen, in dem die Bewirtung stattfand. In der Regel halten die Restaurants Vorlagen zu Bewirtungsbelegen bereit. Diese stellen sie ihren Gäste zur Verfügung.
Bezeichnungen wie Tagesgericht 1, Menü 2, Brunch oder Lunch-Buffet sind hingegen nicht zu beanstanden. ) Preise (Die Preise der Speisen und Getränke müssen einzeln aufgelistet sein. Der Gesamtbetrag allein reicht nicht aus. ) Gesamtkosten (Die Höhe der Kosten einschließlich Trinkgeld sind auszuweisen. Da ein Trinkgeld nicht auf der maschinell erstellten Rechnung ausgewiesen wird, ist generell ein handschriftlicher Nachweis vom Empfänger des Trinkgelds auf der Rechnung erforderlich. ) Die nachfolgend aufgeführten Anforderungen sind auf dem Bewirtungsbeleg oder auf einem separaten Blatt, dass mit der Bewirtungsrechnung zusammengeheftet werden muss, handschriftlich zu ergänzen: Anlass (Allgemeine Angaben wie "Geschäftsessen" oder "Infogespräch" reichen nicht aus. Die Angaben müssen den Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennen lassen. D. h. das Finanzamt möchte ganz konkret wissen, warum Sie Ihre Geschäftspartner zum Essen eingeladen haben. ) Ort und Datum (Diese ergeben sich in der Regel aus dem Gaststättenbeleg. )
Zudem muss die Bewirtungsrechnung über folgende Angaben verfügen: die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung. Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen; die Angabe "Speisen und Getränke" und die Angaben der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen hier nicht. der genaue Tag der Bewirtung Trinkgeld kann in der Rechnung ausgewiesen werden Rechnungen bis zu 250 EUR müssen den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen nicht enthalten. Bei Rechnungen über 250 EUR bestehen keine Bedenken, wenn der Bewirtungsbetrieb den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen handschriftlich auf der Rechnung vermerkt. Erstellung von Bewirtungsrechnungen Die Finanzverwaltung hat mit dem neuen Schreiben erstmals auch zur Erstellung einer Bewirtungsrechnung aus Sicht des Bewirtungsbetriebs Stellung genommen. Die Verwendung von elektronischen Aufzeichnungssystemen mit Kassenfunktion sind auch für Bewirtungsbetriebe seit einiger Zeit weitestgehend verpflichtend.
Übrigens: auch Aufwendungen für Angehörige der Geschäftspartner werden vom Fiskus anerkannt. Werden Kunden im Rahmen kostenpflichtiger Seminare oder Konferenzen verköstigt, dann stellt die Bewirtung einen "Teil des Leistungsaustausches" dar. Somit können die entstehenden Kosten zu 100 Prozent als betrieblicher Aufwand geltend gemacht werden. Eine betriebliche Veranlassung hingegen liegt vor, wenn die eigenen Mitarbeiter verköstigt werden. Diese Kosten für eigene Arbeitnehmer sind dann in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig (z. bei betriebsinternen Fortbildungen). Dies betrifft allerdings nur EIGENE Arbeitnehmer. Sobald auch nur eine Person am Essen teilnimmt, die nicht zu Ihren Mitarbeitern zählt (auch freie Mitarbeiter oder Mitarbeiter verbundener Unternehmen), wird aus dem betrieblichen Anlass ein geschäftlicher, mit der Folge, dass wiederum nur 70 Prozent abzugsfähig sind. Umgekehrt bleibt ein Geschäftsessen allerdings eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, auch wenn ein Mitarbeiter von Ihnen teilnimmt.
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