Die verbindliche elektronische Akte wird seit 2018 in allen Senaten eingesetzt Die elektronische Akte ist bei allen Senaten in Stuttgart seit dem 18. Juli 2018 und bei den Senaten in Freiburg seit dem 16. Oktober 2018 im Einsatz. Damit hat das Finanzgericht Baden-Württemberg als bundesweit erste Gerichtsbarkeit die verbindliche elektronische Akte im Echteinsatz. Im Volksmund heißt es: "Aller Anfang ist schwer. " Daher hatten zunächst nur vier Pilotsenate, die Senate 1, 5, 8 und 10, am 31. Juli 2017 mit der verbindlichen elektronischen Akte begonnen und die neu entwickelte Software als auch die technische Ausstattung und die gerichtsinterne Organisation getestet. Die Erfahrungen der Pilotsenate waren für eine Optimierung der Arbeitsabläufe hilfreich. Bedingt durch das gestufte Vorgehen bei der Einführung der elektronischen Akte, gibt es unterschiedliche Erfahrungs- und Wissensstände. Ein Erfahrungsaustausch erfolgt bei internen Veranstaltungen. Was bedeutet verbindliche elektronische Akte?
Bei den Berufsgenossenschaften seien deutschlandweit bereits Zehntausende Verdachtsanzeigen gestellt worden. Auch mit Verfahren rund um Impfschäden, Unfällen im Homeoffice und Sperrzeiten beim Arbeitslosengeld I für ungeimpfte Arbeitnehmer aus dem Gesundheitswesen rechnen die Gerichte. Während all das geschieht, müssen auch die Sozialgerichte bis 1. Januar 2026 auf die elektronische Akte umgestellt sein. Im Vergleich zu anderen Gerichtsbarkeiten in Hessen seien sie "durchaus führend", sagte Seitz. "Aber wir werden da noch viel zu tun haben. " Im Frühjahr ist auch das Landessozialgericht in ein Pilotprojekt gestartet und damit auf das Sozialgericht Kassel gefolgt. "Das ist ein Paradigmenwechsel in der justiziellen Arbeit", sagte Seitz und verglich die E-Akte mit der Einführung von Computern. Es müssten Arbeitsabläufe neu erarbeitet werden, Akten könnten anders strukturiert werden, die Zusammenarbeit mit den Service-Einheiten werde neu aufgestellt, und statt eines Stapels Akten warte im Verhandlungssaal dann nur noch ein Bildschirm.
So können Dokumente nur von berechtigten Personen abgerufen oder bearbeitet werden. E-Akten sind revisionssicher Die Unabänderlichkeit von Dokumenten ist Voraussetzung für eine Archivierung entsprechend gesetzlicher Vorschriften. Des Weiteren sind – beispielsweise bei Bewerbungen oder Personalakten – Aufbewahrungs- und Löschfristen zu beachten. Eingebettet in ein umfassendes Lifecycle Management lassen sich hierfür Automatisierungen einrichten, mit denen solche Stichtage jederzeit im Blick behalten werden.
Wie das hessische Justizministerium bekannt gab, verzögert sich die Einführung der e-Akte in der Justiz um insgesamt sechs Jahre. Ein schwerer Rückschlag bei der Digitalisierung der Justiz. Seit Anfang 2022 müssen alle Rechtsanwält:innen ihre Akten elektronisch übermitteln. Die Benutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) ist damit endgültig zur Pflicht geworden. Doch wie sieht es eigentlich auf Gerichtsseite aus? Eher mau! Zumindest in Hessen. Dort verzögert sich die e-Akte in der Justiz um mindestens sechs Jahre. Auf den Schreibtischen der Justiz werden sich also weiterhin Papierakten türmen. Das führt zu der kuriosen Situation, dass die Gerichte die Schriftsätze der Anwält:innen zwar elektronisch entgegennehmen können und auch müssen. Innerhalb der Justiz werden die Schriftstücke dann jedoch ausgedruckt und in einer Akte abgeheftet. Und auch die ausgehende Post erfolgt weiterhin auf Papier oder per Fax statt digital. Ein kafkaesker Zustand. Versagen und Verantwortungslosigkeit bei der Digitalisierung Ursprünglich wollte das Land Hessen die e-Akte bereits 2019 einführen.
Bei Papierarchiven ist das nicht unbedingt der Fall. Beispielsweise sind die auf Papier festgehaltenen Daten und Informationen zu einer Person oder einem Sachverhalt bei den Bundesbehörden, bei Finanzamt, Einwohnermeldeamt, Verkehrsbehörde und dergleichen unter Umständen über mehrere Standorte verteilt. Im Rahmen der Umstellung auf die eAkte werden alle Informationen in einem zentralen Netzwerk zusammengeführt. Dieses zentrale Netzwerk hat unter anderem zur Folge, dass ohne große Umstände und Wartezeiten die einzelnen Sachbearbeiter/-innen in den unterschiedlichen Behörden Zugang zu allen Informationen haben. Es müssen keine Akten aus anderen Gebäuden oder Städten geordert werden. Das Netzwerk ist komplett digital. Größere Sicherheit spricht für eAkte Im Vergleich zur Papierakte ist die eAkte schwerer zu manipulieren und sicherer vor Eingriffen von außen. Die für die Bearbeitung und Verwaltung der eAkte nötige Software verfügt über die nötigen Sicherheitsmaßnahmen, um Hackerangriffe und das unbefugte Auslesen der Akten zu unterbinden.
Die Einführung der eAkte soll nicht nur die Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung vereinfachen, sondern auch die Modernisierung der Verwaltung vorantreiben. Haben Sie noch Fragen? Gerne besprechen wir mit Ihnen die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der elektronischen Akten von Füllen Sie dafür das Formular ganz unverbindlich aus.
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