Du bereitest Besprechungen und Konferenzen vor, indem du zum Beispiel den zeitlichen Rahmen festlegst. Dazu stimmst du mögliche Termine mit den Teilnehmern ab und sorgst dafür, dass bei den Meetings mit der Geschäftsleitung alles rund läuft. Dazu gehört, dass die Teilnehmer im Vorfeld eine Agenda bekommen, damit sie sich auf die Besprechung einstellen können. Du bereitest die benötigten Unterlagen wie Präsentation und/oder Handouts vor und schaust, ob in dem Konferenzraum alle benötigten Materialien zur Verfügung stehen. Funktioniert der Beamer? Sind noch genug leere Blätter auf dem Flipchart? Ist der Moderationskoffer noch gut bestückt? Stehen Heiß- und Kaltgetränke bereit? Dein Job ist es bei fehlenden Utensilien rechtzeitig für Nachschub zu sorgen. Während der Sitzung führst du Protokoll und versendest dieses im Nachgang an die Teilnehmer. Dein Job als Assistent der Geschäftsführung - die Dokumentenerstellung In diesem Aufgabenbereich ist es dein Job, Präsentationen, Berichte und andere Unterlagen zu erstellen.
Zudem repräsentierst du dein Unternehmen gegenüber externen Partnerunternehmen und der Öffentlichkeit. Das sind deine Aufgaben als Assistenz der Geschäftsführung: Organisatorische und koordinierende Aufgaben: Zu deinem Arbeitsalltag gehört die Organisation von Meetings und wichtigen Terminen. Controlling: Du überwachst Unternehmenszahlen und erstellst Analysen. Dabei beachtest du das Budget für bestimmte Projekte, planst Prozesse und leitest Maßnahmen ein. Erstellen von Entscheidungsgrundlagen: Anhand der Daten erstellst du Gutachten und Zusammenfassungen, die der Geschäftsführung als Grundlage für Entscheidungen dienen. Vor- und Nachbereitung von Meetings: Du sorgst für funktionierende Technik in Besprechungen, legst die Unterlagen bereit und führst Protokoll. Klären von Personalfragen: Haben Mitarbeiter Fragen zu Verträgen oder Kündigungsfristen, vermittelst du zwischen der Geschäftsführung, der Personalabteilung und den Angestellten. Was verdient die Assistenz der Geschäftsführung? Bei deinem Berufseinstieg als Assistent oder Assistentin der Geschäftsführung kannst du mindestens mit einem Bruttoeinkommen von 36.
Parallel dazu sehe ich bei ihr mehrere Rollen anhängig, zum Beispiel die Imageberaterin des Chefs, Vermittlerin/Übersetzerin zwischen Chef und Kollegen, Koordinatorin, Seismograf fürs Betriebsklima und vor allem die Repräsentantin des Unternehmens. Das bringt mehr Verantwortung mit sich und erhöht den Leistungsdruck. Apropos Verantwortung… diese ist auch der Grund, warum ich meinen Kunden gern von einer Pool-Lösung abrate. Oft fühlen sich alle oder niemand verantwortlich, wenn Arbeiten auf mehreren Schultern verteilt werden. Um Missverständnisse zu vermeiden, braucht es bei einem Pool-Sekretariat klare Strukturen und eine zielgerichtete Kommunikation, damit jeder weiß, was er machen soll und nichts durchrutscht. Ohne dies ist es auch für die Assistenzen sehr unzufriedenstellend. Daher kann man zusammengefasst sagen, dass gerade die Assistenz, die mit den unterschiedlichsten Menschentypen zu tun hat, das komplette Kommunikations-Repertoire beherrschen sollte, um ihre Wirksamkeit zu erhöhen.
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