In Abhängigkeit von der Publizität können Papiere nicht klassifiziert und geheim sein (Sov. Secret, vertraulich). Arten von Dokumenten unterscheiden sich durch die Art der Fixierung: Ton-, Grafik-, Maschinen- und handschriftliche, Fotofilm-Materialien. Papiere können auch dringend oder nicht dringend sein. In Übereinstimmung mit den Stufen werden Auszüge, Entwürfe, Originale (Originale), Kopien unterschieden. Staatliche Dokumente werden in einer eigenen Kategorie herausgestellt. Nach geltendem Recht erteilen befugte Stellen Weisungen, Anweisungen, Anordnungen, Erlasse, Anordnungen, Entscheidungen, Erlasse. Hauptdokumente Dazu gehören Papiere, die die ersten Informationen enthalten, die während der Entwicklung, Forschung, Beobachtung und anderer menschlicher Aktivitäten erhalten wurden. Primärbelege im Rechnungswesen werden im Geschäftsverkehr erstellt. Sie dienen als Beweis für die Tatsachen. Die Quelldokumente umfassen beispielsweise Handlungen, Zertifikate, Gewährleistungen, Rechnungen usw.
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Mit der Online-Filesharing-Funktion kann ein Arbeitsteam koordinierte Aktivitäten durchführen, auch von Zuhause aus. Da Dokumente überall und jederzeit zugänglich sind, ist der Austausch mit Kunden, Lieferanten, Buchhaltern usw. reibungslos, vermeidet unnötige Fahrten und spart damit verbundene Kosten. Sicherheit Ihre gescannten Daten und digitalen Archive werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften und strengen Sicherheitsanforderungen gesichert - von der elektronischen Signatur bis zur digitalen Archivierung. Ein Dokument digitalisieren: Zwei Methoden Wie bereits erwähnt, können zwei Arten von Digitalisierungen unterschieden werden: 👉 Die " native Digitalisierung " umfasst Unterlagen, die direkt auf digitalen Medien erstellt werden. Solche elektronischen Dokumente müssen über ein Zertifikat verfügen, um als konform zu gelten (für das Finanzamt z. B. ). 👉 Die " a posteriori Digitalisierung " betrifft insbesondere eingehende Papierdokumente. Solche Dokumente müssen verschiedene Phasen durchlaufen, die im folgenden Teil erläutert werden.
Mit der Umstellung auf die fiel diese Beschränkung weg, da sich das neue Format an andere Textverarbeitungsquellen anpasst. Die vielseitigen Dateiformate und sind in der Lage, unterschiedlichste Aufgaben für verschiedene Benutzertypen zu bewältigen. Die Dateien können Texte, aber auch eine Vielzahl von visuellen Elementen wie Grafiken und Tabellen enthalten. Das wichtigste Merkmal, das Sie bei der Entscheidung über die Eignung dieser Dateitypen für Ihre Zwecke beachten sollten, sind die jeweiligen Bearbeitungsmöglichkeiten. In der Regel darf man von jedem Dateityp erwarten, dass eine Datei im entsprechenden Format sich von ihrem Urheber bearbeiten lässt. Hier gehen und sogar noch einen Schritt weiter: Jeder, der im Besitz einer solchen Datei ist, kann sie bearbeiten. Maximieren Sie die Vorteile von und, indem Sie die Unterschiede zwischen beiden Dateitypen kennen. Das Dateiformat sowie sein Gegenstück, das Dateiformat ergeben sich aus der Verwendung der Microsoft Excel-Software, mit der sich Tabellenkalkulationen durchführen lassen.
Dient eine E-Mail nur als "Transportmittel", z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält sie sonst keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist sie nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag). 2 Maschinelle Auswertbarkeit: Welche Anforderungen erfüllt werden müssen Eine maschinelle Auswertbarkeit [1] ist bei aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen gegeben, die mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen, eine Volltextsuche ermöglichen, auch ohne mathematisch-technische Auswertungen eine Prüfung im weitesten Sinne ermöglichen, z. B. Bildschirmabfragen, die Nachverfolgung von Verknüpfungen und Verlinkungen oder die Textsuche nach bestimmten Eingabekriterien. Mathematisch-technische Auswertung bedeutet, dass alle in den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten oder Datensätzen enthaltenen Informationen dargestellt, verarbeitet sowie für andere Datenbankanwendungen und eingesetzte Prüfsoftware direkt, d. h. ohne weitere Konvertierungs- und Bearbeitungsschritte, und ohne Informationsverlust nutzbar gemacht werden können.
Beispiele für solche Dokumentarten sind Stellenbeschreibungen - zu jeder Funktion wird eine zugeordnet Kennzahlenbeschreibungen - sie definieren die Erfassung und Zuordnung von Kennzahlen Aufzeichnungsbeschreibungen - sie definieren die Erstellung und Ablage von Aufzeichnungen. Bei zusätzlich angelegten ( mandantenspezifisch definierten) Dokumentarten besteht die Möglichkeit, ein zusätzliches Datenfeld vorzusehen, das dann bei den einzelnen Dokumenten dieser Art verwendet werden kann. Dies könnte z. das Datenfeld " Maßstab " bei der Dokumentart Pläne sein.