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Gibt es Nachteile, die digitale Archivierung mit sich bringt? Edward Snowden hat nicht nur die Welt über NSA-Machenschaften sondern auch seine Vorgesetzten über die Risiken der elektronischen Archivierung aufgeklärt. Bei digitaler Archivierung in der Cloud müssen Sie neben Einsichts- und Kopierrechten außerdem auch sicherstellen, dass Ihre elektronisch archivierten Unterlagen in 30 Jahren noch gelesen werden können. Dazu hilft es unter Anderem, Dokumente im richtigen Format (wie PDF/A) und auf zukunftssicheren Medien zu speichern. In diesem Blogbeitrag lernen Sie alles über Risiken und Nachteile der digitalen Archivierung. Digitale Langzeitarchivierung: Die richtigen Speichermedien Es ist gar nicht so einfach, das passende Medium zur Speicherung digitaler Archive zu finden. Denn heutige Datenträger haben verhältnismäßig kurze Lebensdauern, wenn man sie z. B. 10 Vorteile der elektronischen Ablage von Dokumenten | AMAGNO. mit altbewährten Keramiktafeln vergleicht. Hier liegen die Lebensdauern einiger verbreiteter Alternativen laut Wikipedia bei nur rund 10-30 Jahren für magnetische und bis zu 50 Jahren für optische Medien wie eine Blu-Ray Disc.
Durch automatisierte Summenauszüge und jederzeit exportierbare Daten können Sie innerhalb kürzester Zeit vom Steuerberater benötigte Daten extrahieren und an ihn weitergeben. Oder Sie stellen dem Steuerberater einen Zugang zur Verfügung, so dass dieser jederzeit selbst aktiv auf die benötigten Daten zugreifen kann. 10. Dokumente sind an jedem Standort und auch mobil erreichbar. Statt für jeden Standort ein eigenes Netzlaufwerk und Infrastruktur zu betreiben, kann die elektronische Dokumentenablage einfach zentral in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland erfolgen. Vor und nachteile digitale archivierung die. Damit werden nicht nur die generelle Datensicherheit erhöht und gleichzeitig die Kosten für die IT-Infrastruktur gesenkt, sondern alle Dokumente sind auch immer, den jeweiligen Rechten entsprechend, an jedem Standort und von unterwegs verfügbar. Es spielt also keine Rolle mehr, ob ein Mitarbeiter im Büro am Schreibtisch, unterwegs beim Kunden oder auch aus dem Homeoffice auf seine Dokumente zugreifen muss. Selbst die Freigabe mittels eines digitalen Stempels über ein Smartphone ist innerhalb von Sekunden erledigt.
Verfügbarkeit an jedem Ort Eine digitale Speicherung aller notwendiger Dokumente kann für alle Mitarbeiter und Dich selbst überall zugänglich sein – das erhöht die Effizienz. Selbst wenn Du Tausende Kilometer weit entfernt in Bali am Strand sitzt, während Deine Mitarbeiter hier im Regen frieren, könnt ihr dennoch gemeinsam und zeitgleich an einem Projekt arbeiten, ohne dass ihr Faxe hin und herschicken müsst. (Faxe? Was war das noch? Genau. ) Kostenersparnis Ein papierloses Büro erspart jede Menge Papier-, Druck- und Kopierkosten. Vor und nachteile digitale archivierung online. Und weil Kopierstau, Druckpapierstau und ähnliche Nervereien wegfallen, erspart es auch so manche Nerven. Vereinfachte Kommunikation Die Kommunikation wird mit einem papierlosen Büro schneller und einfacher. Moderne, globale Dateistandards machen es möglich. Eine PDF-Datei ist heute zum Beispiel sehr leicht erstellt und schnell verschickt. Ordnung halten wird viel einfacher Viel Zeit geht in Büros dafür drauf, Papiere in den Ablagen zu suchen. Erst recht, wenn alle eine unterschiedliche Vorstellung von System und Ordnung haben – manche Akten werden nie wieder gefunden.
Endgültige Sicherheiten gibt es da nicht. Was, wenn kein Netz da ist? Wenn Du keinen Netzanschluss kriegst (und dafür musst Du gar nicht auf Bali am Strand hocken – mitten in Deutschland kann Dir das genauso passieren, möglicherweise sogar häufiger, da der Netzausbau in Deutschland dem in vielen anderen Ländern noch sehr weit hinterher hinkt), dann hast Du ebenfalls keinen zuverlässigen Zugang mehr zu Deinen Dateien. Vorteile digitaler Archivierung | Blog. Nicht jeder ist digital-affin Wenn Du viele Dokumente hin- und herschicken musst, dann wirst Du bemerken, dass viele Firmen und erst recht Behörden weit entfernt vom papierlosen Büro sind. Manche Stellen befinden sich diesbezüglich noch in den 1980er Jahren und erwarten ganz selbstverständlich handsignierte Briefpost. Cloud-Lösungen sind nicht unbedingt sicher Ob Passwortklau, Datenklau oder Spionage durch Innen- oder fremdländischen Geheimdienst: sicher ist, dass auch verschlüsselte Cloud-Lösungen alles andere als sicher sind. Wenn Du mit sensiblen Daten und Informationen zu tun hast, dann solltest Du Dein Cloud-System extra gut sichern oder möglicherweise doch wieder auf Papier ausweichen.
Laut einer Studie liegt beispielsweise das Sparpotential einer Landesbehörde alleine bei den Personalkosten bei etwa 800. 000 Euro. Trotz der Angst vor einer Manipulation der Daten durch Hacker, ist die Sicherheit von elektronischen Aktenallgemein betrachtet nicht geringer als die von Akten in Papierform. Teilweise sind Unterlagen auf Papier sogar leichter zu manipulieren als im Dateiformat. Nachteile der E-Akte Trotz der zahlreichen Vorteile wird auch über Nachteile in Bezug auf die elektronische Archivierung diskutiert. Dabei wird meistens hervorgehoben, dass E-Akten schwieriger zu schützen wären als klassische Archive, die Papierakten benutzen. Vor und nachteile digitale archivierung deutsch. Darüber hinaus entsteht ein hoher Aufwand für die digitale Erfassung – das Scannen sowie indexieren – von bestehenden Dokumenten in Papierform. Letztlich wird über die Umsetzung und die Schulung des Personals diskutiert, das die neuen technischen Methoden der Archivierung erlernen müsste. Wenn man sich für die Einführung einer E-Akte entscheidet, ist es wichtig gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten und der IT die Anwender zu informieren und zu schulen, dann steht einer digitalen Archivierung nichts im Wege.
Durch das Speichern einer ganzen Ordnerstruktur in einem verschlüsselten Volumen kann sich jedoch auch das Risiko eines " Bit Rot " erhöhen. Beim Bit Rot führt ein einzelnes defektes Bit in einer viele Giga- oder Terabyte großen Datei zum Verlust sämtlicher Daten. Natürlich würden Sie wahrscheinlich in Ihrer täglichen Büropraxis keine so großen Dateicontainer anlegen. Es macht meist keinen Sinn, ausnahmslos alle im Unternehmen anfallenden Daten verschlüsselt zu speichern, zumal auch der Schutz der Passwörter nicht immer leicht ist. Lieber investieren Sie in eine gute IT Security. DMS vs Digitalarchiv - 12 Argumente für digitale Archivierung. Hilfreich ist auf jeden Fall, immer ein bisschen Speicherplatz freizulassen. Einfach die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Archivierungspflichten im Auge behalten und nur was notwendig ist archivieren. So reduziert sich die Datenmenge und neben dem administrativen Aufwand sinkt wegen der geringeren Dateidichte auch das Risiko eines Datenverlustes. Eine Dokumenten-Transportbox aus Metall, abschließbar. Auch digitale Archive sollten maximal geschützt werden.
Papierloses Büro – Was sind die Vorteile und Nachteile? 23. Jan 2019 | Unternehmenssteuerung Seit Erfindung des Computers träumen viele davon, ein papierloses Büro zu haben, denn in manchen Büros ist der Papierkrieg derart unübersichtlich und platzraubend, dass zum Beispiel der Gedanke an einen Büroumzug sofort beiseite geschoben wird. Denn wer soll die Aktenberge verpacken und schleppen? Also sehen viele die endgültige Papierlosigkeit als großen Vorteil, der alles so viel einfacher machen würde. Aber stimmt das? So schön sich die Papierlosigkeit erträumen lässt – sie hat nicht nur Vorteile. In diesem Artikel zeigen wir Dir einige Vor- und Nachteile auf, die Dir helfen können, Dich zu entscheiden, ob Du wirklich papierlos arbeiten möchtest oder nicht. Endlich keine Papierstapel mehr? Das papierlose Büro ist für viele ein Traum. Doch es birgt auch Risiken. (Bild ©) Was sind die Vorteile des papierlosen Büros? Endlich wieder Platz haben! Die Akten verschwinden, die Schränke auch – das Büro ist nicht mehr so zugestellt, sondern wirkt offener und freier.