Den Begleitpersonen steht kein eigener Freibetrag von 110 Euro zu. Übersteigt der Wert pro Arbeitnehmer die 110 Euro, liegt ein geldwerter Vorteil in Höhe des übersteigenden Betrages vor. Dieser ist grundsätzlich nach den individuellen Steuermerkmalen des Arbeitnehmers zu versteuern und zu verbeitragen. Pauschalierung der Kosten für die Betriebsveranstaltung Der Arbeitgeber kann diesen – über den Freibetrag hinausgehenden – geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers auch pauschal mit 25% versteuern. Die Pauschalierung löst gleichzeitig eine Beitragsfreiheit aus. Betriebsveranstaltungen, Geburtstagsfeiern u.a.. Dies hat den Vorteil, dass der Arbeitnehmer nicht mit Kosten zur Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung belastet wird. Aber Achtung: Die Spitzenorganisation der Sozialversicherung haben in 2016 klargestellt, dass die Pauschalierung der Aufwendungen durch den Arbeitgeber rechtzeitig stattfinden muss. Rechtzeitig bedeutet hier, dass spätestens bei der Bescheinigungserstellung der Lohnsteuer des Arbeitnehmers mit Frist zum 28. 02. des Folgejahres die Pauschalierung vorgenommen sein muss.
Da es sich bei einer Betriebsveranstaltung um eine beruflich veranlasste Veranstaltung handelt, ist eine Erstattung der Reisekosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung denkbar. Die Reisekosten bleiben steuerfrei. Ungeachtet der Gesetzesänderung bleiben die steuerlichen Anforderungen an eine Betriebsveranstaltung bestehen. Für den Freibetrag sind nicht die Netto-Ausgaben, sondern grundsätzlich die Brutto-Beträge maßgeblich. Vorsicht bei der Gästeauswahl Liegen die Kosten pro Teilnehmer über 110 Euro, wird der übersteigende Betrag steuer- und beitragspflichtig. Konsequenz: Der Arbeitgeber muss dann diese Kosten mit 25% pauschal der Lohnsteuer unterwerfen oder die Ausgaben als zusätzlichen Arbeitslohn mit dem Monatsgehalt abrechnen. Vorsicht ist grundsätzlich bei der Gästeauswahl für eine Betriebsfeier geboten. Die Veranstaltung muss allen Mitarbeitern offen stehen. Begrenzte Teilnehmerkreise erkennen die Finanzbehörden nur in Ausnahmefällen an. Möglich sind Feierlichkeiten für bestimmte Abteilungen oder Fachgruppen.
Mit dem Schreiben vom 14. Oktober 2015 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) zur Anwendung der gesetzlichen Neuregelung bei der Besteuerung von Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen Stellung genommen. Die gesetzlichen Änderungen betreffen die Lohnsteuer, entfalten jedoch auch indirekte Auswirkungen auf die Umsatzsteuer. So wurden mit dem BMF-Schreiben insbesondere die "Betriebsveranstaltung" näher spezifiziert, die betroffenen Arbeitnehmer (-gruppen) definiert, die Berechnung des nun für die Lohnsteuer entscheidenden Freibetrags erläutert sowie teilweise die bisherigen Auffassungen bestätigt. Auffassung der Finanzverwaltung im Bereich Lohnsteuer und Betriebsveranstaltungen Für die Umsatzsteuer ergeben sich aufgrund der Umwandlung der sog. Freigrenze in Höhe von 110 Euro in einen Freibetrag und der Definition der Betriebsveranstaltung als solche seit dem 1. Januar 2015 keine unmittelbaren Neuerungen, da die Zuwendungen an Personal im Rahmen einer Betriebsveranstaltung weiterhin als sog.
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