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B. im Änderungsmanagement, Vertragsüberprüfungen (Herstellbarkeiten) etc. gelenkte Dokumente im Sinne der ISO 9001. Dazu gehören auch Dokumente, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften eine Aufbewahrungsfrist obliegen. Die Auditoren beim Zertifizierungsaudit kommen immer darauf zu sprechen, wie in der Organisation die Lenkung von Dokumenten durchgeführt wird. Prozess der Dokumentenlenkung Der Prozess der Dokumentenlenkung beinhaltet folgende Prozessschritte: Dokumentenlenkung nach ISO 9001 Erstellung von dokumentierter Informationen Prüfung und Freigabe der Dokumente und Formulare Freigabeprozess Aufnahme in die Liste der dokumentierten Information oder DMS Durchführung von Änderungen oder Aktualisierungen Freigabeprozess Archivierung von Dokumenten und Formularen Vernichtung von Dokumenten und Formulare (Archivierungsfristen beachten) Die ISO 9001:2015 unterscheidet dabei nicht mehr zwischen Dokumenten und Aufzeichnungen. Alle dokumentierte Informationen sind als gelenkte Dokumente in einer Matrix oder Tabelle als dokumentierte Informationen zu hinterlegen.
3 = Dokument), wird vom "Aufrechterhalten der dokumentierten Information" gesprochen. Werden jedoch Nachweise verlangt (bisher 4. 4 = Aufzeichnung), wird dies als eine Anforderung zur "Aufbewahrung dokumentierter Information" bezeichnet. Die dokumentierte Information im Rahmen der QM-Dokumentation aufrechtzuerhalten hat zum Ziel, ggf. erforderliche Vorgaben für die Durchführung von Tätigkeiten in entsprechenden Prozessen zur Verfügung zu stellen. Die DIN EN ISO 9001: 2015 weist darauf hin, dass die Anforderung zur "Aufrechterhaltung" eines Dokuments, indem dies zum Beispiel an einem Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird, nicht ausschließt, alte Versionen dieses Dokuments aus einem bestimmten Grund auch aufzubewahren. Ein plausibler Grund für diese Vorgehensweise könnte die Sicherstellung einer Rückverfolgbarkeit auf frühere Vorgehensweisen sein. Video: Aufgaben des Qualitätsmanagementbeauftragten Video: Kosten einer ISO 9001 Zertifizierung QM-Dokumentation ISO 9001: 2015 – Das neue "Prinzip Selbstverantwortung" Wie im Intro bereits angedeutet, lockert die DIN EN ISO 9001: 2015 die (formellen) Anforderungen an die bisherigen Vorgabedokumente (aufrechtzuerhaltende, dokumentierte Information).
Prof. Dr. H. J. Thomann: Diese Frage ist so alt wie die ISO 9001 selbst und auch immer noch berechtigt. Meines Wissens gibt es keine allgemeingültige Richtlinie über die Aufbewahrungszeiten von Vorgabe- und Nachweisdokumenten, wie es vor 2015 hieß. Die ISO 9001:2015 verlangt zwar die Aufbewahrung von dokumentierten Informationen. Kapitel 4. 4. 2 " Die Organisation muss in erforderlichem Umfang: b) dokumentierte Informationen aufbewahren, so dass darauf vertraut werden kann … ", aber über die Aufbewahrungszeiten wird auch an anderer Stelle (z. B. 7. 1. 5. 1) nichts ausgesagt. Dies ist auch logisch nachvollziehbar, wenn man sich die unterschiedlichen Gesetze, Technischen Regelwerke, Vertragsvereinbarungen und sonstigen Randbedingungen für verschiedene Branchen, Produkte und Dienstleistungen sowohl national als auch international vor Augen hält. Wenn beispielsweise ein neuer Dämmstoff für die Außenwände von Gebäuden entwikkelt, geprüft und zugelassen wird, soll dann diese Entwicklungs- und Prüfdokumentation für zwei Jahre (VOB- Gewährleistung) oder fünf Jahre (BGB- Gewährleistung) oder für die gesamte Produktlebenszeit plus fünf Jahre aufbewahrt werden?
So lenken und archivieren Sie auch Ihre E-Mails rechtskonform "Benötigen wir nicht, denn wir drucken alle per E-Mail empfangenen Rechnungen aus, dann sind wir auf der sicheren Seite! " Dies war die Antwort auf die Frage nach der Archivierung von elektronischer Post. Was wird wohl dabei herauskommen, wenn der Finanzamt-Außenprüfer die Organisation auf den Vorsteuerabzug für die Lieferantenrechnungen der letzten Jahre anspricht, die nur im PDF-Format eingegangen sind? Ein typischer Fall von Steuerhinterziehung auf Grund fehlender Unterlagen! Und dies kann weitreichende Auswirkungen auf die wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens haben, bis hin zu einer persönlichen Haftung der Geschäftsführer. Das ungeliebte Kind, die Mail-Archivierung! Jeden Tag werden Milliarden von E-Mails weltweit versendet. Der Löwenanteil sind so genannte SPAM-Mails. Aber einige E-Mails enthalten wichtige Geschäftspost, die rechtssicher behandelt werden muss. Angefangen von der Angebotserstellung, dem Service-Management und Bestellwesen bis hin zur Rechnungsstellung, werden immer mehr Geschäftsprozesse per E-Mail abgewickelt.
Des Weiteren werden die hierfür autorisierten Personen, Rollen oder Gremien im Dokumentenlenkungsprozess definiert. Vorteile im täglichen Workflowmanagement Einhaltung des Need-to-know-Prinzips Schutz vor unauthorisierter Veränderung (Integrität) Sicherstellung der Aktualität Sicherstellung der Verfügbarkeit Sicherstellung der Lesbarkeit und Verständlichkeit in der Zielgruppe Funktionalitäten des fuentis DWM Moduls Normgerechte Dokumentenlenkung für Vorgabedokumente, Begleitdokumente, Nachweisdokumente, Standards, etc. Automatische Benachrichtigung betroffener Mitarbeiter bei Änderungen Wiedervorlagetermine organisieren Aufgaben- und Eskalationsmanagement Bereitstellung von Versionsänderungen (Versionsvergleich) Automatische Archivierung und Revisionierung Feld- und Volltextsuche Schnellansichten der Dokumente als PDF Umfassendes Benutzerrechtemanagement Normgerechte Dokumentation Vorgabedokumente (VD) Vorgabedokumente definieren einen zu erreichenden Soll-Zustand, haben anweisenden Charakter (normativ), sind in einer hierarchischen Struktur angeordnet, unterliegen der Dokumentenlenkung.
Tauschen Sie hierfür einfach die beispielshaft ausgefüllten Inhalte durch Ihre unternehmensspezifische Daten aus. In dieser Mustervorlage ist zudem ein von Experten geschriebener Fachartikel integriert. Dieser bringt Ihnen die Vorteile einer Verfahrensanweisung sowie die unterschiedlichen Darstellungsvarianten näher. Alle Informationen zu dieser kostenfreien Vorlage Gratis Download & weitere Infos Diese Vorlage ist von der Praxis für die Praxis konzipiert und kann direkt im Unternehmen angewandt werden. Also gleich herunterladen und auch für Ihr Unternehmen nutzen! Vorschau der Vorlage Sind Sie an der Vorlage interessiert und möchten vorab in die Vorlage hineinschnuppern? Mit dem Vorschau-PDF erhalten Sie Einblicke in den Aufbau der Vorlage – natürlich kostenfrei!