Ein digitales Postsystem bietet viele Vorteile und Verbesserungen für Ihr Unternehmen. Sie sind sich dennoch unsicher, ob eine Software zur Verarbeitung vom Briefverkehr in Ihrem Unternehmen Unterstützungsarbeit leisten kann? Sprechen Sie mit uns. Unsere Berater helfen Ihnen gerne unverbindlich weiter. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Integration eines DMS im Unternehmen – das gilt es zu beachten Der digitale Posteingang kann im Unternehmen in bestehende Prozesse integriert werden. Sein volles Potenzial kann insbesondere im Zusammenspiel mit einem effektiven Dokumentenmanagementsystem, besser noch einem Enterprise-Content-Management-System genutzt werden. Wie bei allen betrieblichen Veränderungen sollten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, insbesondere Führungskräfte und Schlüsselpositionen von Beginn an in den Veränderungsprozess mit eingebunden werden. So können der tatsächliche Bedarf und die dafür optimalen Lösungen von Beginn an berücksichtigt werden. Digitale Poststelle Digitale Archivierung der Eingangspost | Gehring Group. Ergänzt mit weiteren digitalisierten Prozessen wie einer elektronischen Belegerfassung oder der automatisierten Rechnungslegung können Prozesse so ganzheitlich optimiert werden.
Denn ist ein Thema erst einmal in Vergessenheit geraten, so muss sich der entsprechende Mitarbeiter erst wieder in dieses einarbeiten und eventuell dazugehörige Dokumente aufsuchen. Das beansprucht unnötig die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter. Zudem bedeutet eine zeitnahe Bearbeitung auch, dass Ihr ECM-System oder DMS alle Dokumente vollständig, in ihrer Struktur gesichert und jederzeit verfügbar aufbewahren muss. Auf der anderen Seite ist es ein Muss für die digitale Archivierung, jedes Dokument im Originalzustand und unverändert zu archivieren. Je nach Dokument ist das unter anderem auch mit einer inhaltlichen oder bildlichen Übereinstimmung von Originaldatei und digitaler Datei gewährleistet. Eine weitere wichtige Grundlage, die für die digitale Archivierung entscheiden ist, zeigt sich in der Zeitersparnis durch ein ECM-System oder DMS. Digitale archivierung der eingangspost der. So muss jedes abgelegte Dokument in kürzester Zeit wiederauffindbar und reproduzierbar sein. Dafür benötigt die Software eine leistungsstarke Volltextsuche sowie eine Möglichkeit zur Kategorisierung.
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Dadurch kann das volle Potenzial des digitalen Posteingangs ausgeschöpft werden, indem auch die nachgelagerten Prozesse im Unternehmen digital transformiert werden. Wichtig ist dabei vor allem, dass der digitale Posteingang über entsprechende Schnittstellen zu den in den einzelnen Abteilungen genutzten Programmen verfügt. Nur so können die Informationen und Daten aus dem Posteingang sinnvoll nutzbar gemacht werden. Am besten eignet sich hierzu eine modulare All-in-one-Plattform wie agorum core. Digitale archivierung der eingangspost von. Neben dem digitalen Posteingang sind bereits weitere innovative Funktionen enthalten, welche dank des modularen Aufbaus individuell genutzt werden können. Im Vergleich zu Insellösungen mit einzelnen Programmen für verschiedene Anwendungen oder speziell programmierte Individuallösungen erhalten Sie mit einer All-in-one-Lösung nicht nur ein perfekt aufeinander abgestimmtes System, sie behalten auch die Kontrolle über die eigenen Firmendaten. Zudem lässt sich agorum core dank des modularen Aufbaus leicht anpassen und erweitern.
Dieses Audit wird vom unabhängigen Dienstleister durchgeführt. Im letzten Bericht heißt es, dass besonders hervorzuheben ist, wie vorzüglich unser Unternehmen in Sachen Datenschutz aufgestellt ist. Digitale archivierung der eingangspost en. Das Aktentrackingsystem wird lückenlos bearbeitet und protokolliert. Sämtliche unserer Mitarbeiter sind sowohl in ihren jeweiligen Fachgebieten geschult, als auch gesondert in Sachen Datenschutz. Zutrittskontrollen und Zugriffsüberwachungen werden rigoros durchgesetzt. Dementsprechend konnte das zertifizierende Unternehmen keine offenen Punkte feststellen und hatte keine Anmerkungen zur Verbesserung unserer Maßnahmen zum Datenschutz.
Funktionen & Technologie condecco INBOX Die gescannte Eingangspost wird von einem intelligenten Erkennungssystem (Freitext-Erkennung) verarbeitet. Ausgelesen werden Informationen wie Absender, Erkennung der Dokumentenart sowie der Name des zuständigen Sachbearbeiters. Sollten Informationen nicht ausgelesen werden können, gelangen die entsprechenden Vorgänge automatisch an eine Clearingstelle. Dort entscheidet ein Sachbearbeiter über die weitere Vorgehensweise. Revisionssichere Archivierung Die Ablage des Posteingangs erfolgt in einem bereits vorhandenen oder integrierten elektronischen Archiv. Die Dokumente werden im PDF/A oder TIFF Format für eine revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung bereitgestellt. Mit Hilfe einer einfach bedienbaren Suchfunktion finden Sie alle archivierten Belege und Vorgänge schnell und einfach wieder. Digitalisierung von Eingangspost - ▶ ODS GmbH. Nutzen Sie Standardfilter oder auch die Textsuche nach frei wählbaren Begriffen. Durch das integrierte Berechtigungssystem werden alle Zugriffs- und Bearbeitungsrechte geregelt.
Und jede Menge Platz wurde auch unnötig belegt. Lösung: Unser Posteingang wird jetzt komplett von ODS digitalisiert. Die zeit- und platzraubende Bearbeitung der Briefe in unseren Büroräumen ist somit Geschichte! In persönlichen Gesprächen mit den ODS Beraterinnen und Beratern vor Ort konnten wir miteinander ein auf uns passendes Konzept erarbeiten. Das wurde in einem Testlauf erprobt und dank der engen Zusammenarbeit immer mehr verfeinert. Wir haben u. Elektronische Archivierung: Vorteile und Nachteile. a. Kategorien definiert, nach denen nun unsere Briefe sortiert werden. Jetzt ist genau festgelegt, wie aufgeschlüsselt die jeweilige Abteilung ihre Post benötigt. Ergebnis: Dank der Digitalisierung unserer täglichen Eingangspost laufen die internen Prozesse bei uns nun wesentlich schneller und komfortabler als vorher. Zudem konnten wir auch Arbeitsabläufe, die unsere Kunden direkt betreffen, angleichen und automatisieren. Kurzum: Wir schätzen die enge Zusammenarbeit mit dem ODS Team. Durch den regelmäßigen Austausch zu Verbesserungsvorschlägen und der schnellen und unkomplizierten Umsetzung können wir den digitalen Posteingang immer weiter verbessern und auf unsere individuellen Bedürfnisse anpassen.
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