Daher neigen Unternehmen dazu, bereits Ideen für die Umsetzung in einem Lastenheft zu präzisieren. Wer beschreibt, wie bestimmte Aufgaben zu erledigen sind, schießt jedoch über das Ziel hinaus. Schon deshalb, weil die neue Software Arbeitsschritte automatisieren kann, die heute noch manuell erledigt werden. Mitarbeiter in den Fachabteilungen fehlt hier der Überblick über das technisch Machbare. Merke: Nicht Beschreibungen des "Wie", sondern des "Was" und "Warum" gehören in ein Lastenheft. Vorsicht vor altem Wein in neuen Schläuchen Viele Unternehmen formulieren ihre Anforderungen auf der Grundlage bestehender Prozesse. Dieses Vorgehen birgt ein großes Risiko. ERP-Lastenheft: Wie der rote Faden ins Projekt kommt. Denn oft werden im Zuge eines ERP-Projekts Abläufe neu definiert. Das führt oft zu neuen oder geänderten Anforderungen oder dazu, dass alte Anforderungen wegfallen. Prozesse, die bekanntermaßen zu langen Durchlaufzeiten oder Problemen führen, sollten daher zu Beginn untersucht und bereits idealtypisch formuliert werden. So ist von Anfang an klar: Dieser Teil des Projekts erfordert besondere Aufmerksamkeit.
Gute Inspirationsquellen für diese Anforderungen sind fehlende Funktionen im alten ERP-System, die zukünftigen Pläne und Strategien des Unternehmens und nötige Berichte und Auswertungen. Erst wenn diese Punkte notiert und mit dem ERP-Anbieter bzw. dem ERP-Berater besprochen wurden, kann ein kompaktes Lastenheft bzw. Kriterienkatalog (PDF-Datei) als Orientierung dienen. Die konkrete technische Lösung ist nicht Teil des Lastenheftes, sondern Inhalt des Pflichtenheftes, das auf dem Lastenheft basiert. Unterscheidung Pflichtenheft / Lastenheft Lastenheft und Pflichtenheft sind fester Bestandteil jeder ERP-Einführung. ERP-Implementierung: Was ist ein Lastenheft? - ERP.de. Obwohl es sich um zwei unterschiedliche Dokumente handelt, werden die Begriffe oft synonym verwendet – und das führt zu Missverständnissen oder Verwechslungen. Kurzum: Das Lastenheft beschreibt die gesamte Funktionalität, die eine Software erfüllen soll, und dient als Grundlage für die Einholung von Angeboten. Das Pflichtenheft stellt die Softwarelösung des Anbieters dar und beschreibt, wie die im Lastenheft gewünschten Funktionen umgesetzt werden.
Unternehmen sollten keinesfalls "blind" mit der Aufzählen bestimmter Anforderungen beginnen, sondern einen strategisch-zielführenderen Ansatz wählen. Anderenfalls besteht das Risiko, wichtige Funktionen außer Acht zu lassen, was an späterer Stelle zum Problem werden kann. Der Aufwand lohnt sich Doch die Versuchung, möglichst wenig Zeit mit der Erstellung eines Lastenheftes zu "vergeuden", ist groß. Schließlich soll das neue System so schnell wie möglich implementiert werden und entsprechend zeitnah für Vorteile sorgen. Dennoch sollte die Erstellung eines Lastenheftes keinesfalls als "notwendiges, administratives Übel" betrachtet werden. Schließlich legt das Lastenheft im ERP-Projekt die Basis für eine erfolgreiche Anbieterauswahl. Grundsätzlich spricht nichts dagegen, den in die Erstellung einfließenden Aufwand möglichst gering zu halten. Wichtig ist jedoch, dass nach wie vor ein Detailgrad gewählt wird, der alle wichtigen Faktoren berücksichtigt. Zu Beginn einer jeden Lastenheft-Erstellung sollten sich Unternehmen zunächst einige grundlegende Fragen, wie: Wofür soll die ERP-Software eingesetzt werden?
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