Fragen Sie nach und notieren Sie korrekt. "Unter welcher Telefonnummer sind Sie heute Nachmittag zu erreichen, Herr Meier? " "Wie lautet Ihre Adresse? Dann kann ich Ihnen alle Unterlagen zusenden. " "Wie lautet Ihre E-Mail Adresse? Dann erhalten Sie die gewünschten Informationen am schnellsten. " Wenn Sie schließlich alle Daten aufgeschrieben haben, gehen Sie alles noch einmal mit dem Anrufer durch und lassen Sie sich alles rückbestätigen. "Die Telefonnummer, die ich mir notiert habe, lautet 0211 … Ist das korrekt? " "Ihre Adresse lautet: …. Habe ich das richtig verstanden? " "Der vereinbarte Termin ist Montag, der 25. Juni 2016 um 15:30 Uhr. Leider konnte ich sie telefonisch nicht erreichen ?. Wir freuen uns auf Ihr Kommen! " Tipp 8: Stehen Sie auf, wenn Sie sich angegriffen oder unsicher fühlen Machen Sie sich groß, wenn Sie sich klein fühlen: Stehen Sie in den Situationen, in denen Sie sich unsicher fühlen, von Ihrem Stuhl auf und telefonieren Sie im Stehen weiter. Sie fühlen sich selbstbewusster, Ihre Stimme wird sicherer und dies spürt Ihr Gesprächspartner am Telefon.
Tipp 9: Vermeiden Sie das Wort "muss", wenn Sie etwas für den Anrufer / die Anruferin tun "Ich muss eben mal gucken, ob der da ist…" oder "Das müsste ich erst mal prüfen…" wirkt, als seien es große Anstrengungen für Sie, einmal nachzusehen. "Da müssen Sie uns erst ein Fax schicken. ", klingt nach einer Anweisung. Lassen Sie das "muss" einfach weg. "Ich schaue eben mal, ob … da ist. " Ergänzen Sie Ihre Formulierungen durch ein "gerne" – "Ich prüfe das gerne für Sie. " oder formulieren Sie es als Frage "Würden Sie mir das bitte noch als Fax zusenden? " "Ich muss erst mal die Unterlagen holen, bevor ich Ihnen diese Frage beantworten kann. " – besser ist: "Ich hole eben mal die Unterlagen / schaue eben mal im Computer nach, und dann beantworte ich Ihre Frage gerne. " "Ich weiß nicht, wann Herr Meier zurückkommt. Da muss ich sie erst anrufen und fragen. " – besser ist: "Mir ist nicht bekannt, wie lange Herr Meier noch außer Haus / im Gespräch sein wird. Ich rufe sie aber gerne an / frage eben kurz nach, und gebe Ihnen dann telefonisch Bescheid. Leider konnte ich sie telefonisch nicht erreichen bitte um rückruf in de. "
So stellen Sie keine Tatsachen in den Raum, sondern bieten Service an. Tipp 5: Orientieren Sie sich an Vorbildern, wenn Sie ein Gespräch beenden möchten Sprechen Sie zum Ende des Gespräches in der Vergangenheitsform: "Gut, dass Sie mir das alles so offen geschildert haben! " Bedanken Sie sich für etwas, für die Zeit, für das Interesse, für die Bestellung und wünschen Sie etwas wie beispielsweise "Einen schönen Tag noch! ". So wird deutlich, dass das Gespräch dem Ende entgegen geht – und Sie bleiben charmant. So machen es auch die Fernsehmoderatoren. Nehmen Sie sich die Fernsehsprecher als Vorbild, um ein Gespräch zu beenden. "Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem … Ich wünsche Ihnen noch einen schönen Abend. Bis bald, Herr Meier. " "Ich werde … mitteilen, dass Sie mit … nicht zufrieden waren. Leider konnte ich sie telefonisch nicht erreichen bitte um rückruf den. Und vielen Dank, dass Sie alles so offen geschildert haben. Einen schönen Nachmittag, noch, Herr Meier. " "Selbstverständlich schicke ich Ihnen die gewünschten Unterlagen umgehend zu. Und recht herzlichen Dank für Ihr Interesse an unserem ….
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