Denn ist ein Thema erst einmal in Vergessenheit geraten, so muss sich der entsprechende Mitarbeiter erst wieder in dieses einarbeiten und eventuell dazugehörige Dokumente aufsuchen. Das beansprucht unnötig die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter. Zudem bedeutet eine zeitnahe Bearbeitung auch, dass Ihr ECM-System oder DMS alle Dokumente vollständig, in ihrer Struktur gesichert und jederzeit verfügbar aufbewahren muss. Auf der anderen Seite ist es ein Muss für die digitale Archivierung, jedes Dokument im Originalzustand und unverändert zu archivieren. Je nach Dokument ist das unter anderem auch mit einer inhaltlichen oder bildlichen Übereinstimmung von Originaldatei und digitaler Datei gewährleistet. Eine weitere wichtige Grundlage, die für die digitale Archivierung entscheiden ist, zeigt sich in der Zeitersparnis durch ein ECM-System oder DMS. So muss jedes abgelegte Dokument in kürzester Zeit wiederauffindbar und reproduzierbar sein. Digitaler Posteingang - Post & Briefe digitalisieren | d.velop AG. Dafür benötigt die Software eine leistungsstarke Volltextsuche sowie eine Möglichkeit zur Kategorisierung.
Die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten mit der Lösung zur digitalen Eingangspostverarbeitung bringt für Sie und alle Mitarbeiter den großen Vorteil, dass die Post direkt am PC Arbeitsplatz bearbeitet, weitergeleitet oder abgelegt werden kann. So wird sichergestellt, dass die Dokumente nicht lange liegen bleiben. Zusätzlich ist das Archiv-System in der Lage, einkommende Briefe direkt zu scannen und das elektronische Dokument an den entsprechenden Bearbeiter weiterzuleiten. Digitale archivierung der eingangspost in pa. So bleibt der Aufwand für die Poststelle gering und der manuelle Aufwand wird enorm reduziert. Durch die Software-Lösung zur digitalen Archivierung der Eingangspost sparen sie unnötige Kosten, da sie sehr einfach selbst zu konfigurieren ist. Sie brauchen somit keine langen Umstellungszeiten zu befürchten. Das Archivsystem ist schnell implementiert und schon nach kurzer Zeit einsatzbereit. Neben der digitalen Archivierung verfügen Sie mit d. 3ecm auch über ein zentrales Werkzeug, mit dem Sie Prozesse einfach überwachen können.
Möglichkeiten zur Archivierung von Dokumenten Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, Dokumente zu archivieren. Ein paar Ansätze für die Archivierung von Dokumenten könnten sein: Ablage von Dokumenten und Unterlagen Der Standard für viele Jahrhunderte: Rechnungen, Abrechnungen und andere Unterlagen liegen alle auf Papier vor und werden in Ordnern, Akten und Kartons aufbewahrt. Digitale archivierung der eingangspost videos. Dies nimmt wertvollen Platz in Anspruch und ist anfällig für Beschädigungen und andere Risiken, abgesehen davon, dass es schwierig ist, darauf zuzugreifen und sie zu pflegen. Scannen bei Bedarf Bei dieser hybriden Archivierungsmethode werden die Dokumente physisch in Papierform aufbewahrt und bei Bedarf digital gescannt. Dies ist zwar etwas praktischer als die Aufbewahrung in Papierform, erfordert aber immer noch physische Aufbewahrungsmöglichkeiten sowie Arbeitskräfte für das Scannen der benötigten Dokumente. Digitale Archivierung / digitale Speicherung Im Zuge der digitalen Transformation stellen Unternehmen zunehmend auf papierlose Dokumentenarchivierungssysteme um.
IHRE KRITERIEN FÜR DIE DIGITALE EINGANGSPOST Wir definieren mit Ihnen die Kriterien zur Bearbeitung Ihrer elektronischen Eingangspost. So können wir Broschüren und Werbematerial aussortieren, Rechnungen gesondert erfassen und Gruppen von Schriftstücken bestimmten Bereichen Ihres Unternehmens zuordnen. Wie sieht die konkrete Umsetzung aus? Ihr Unternehmen besitzt noch keinen Workflow für einen digitalen Posteingang? Überhaupt kein Problem: Wir stellen Ihnen einen Workflow zur Verfügung, denn wir bieten webbasiert die Möglichkeit einen elektronischen Posteingang in unserer Cloud zu nutzen. Digitale archivierung der eingangspost mit. Sie benötigen keine eigene Software, sondern greifen auf unsere Systeme zurück. Sie besitzen bereits einen digitalen Arbeitsablauf zur Posteingangsbearbeitung? Dann liefern wir Ihnen die Daten zu Ihrem System. Im Einklang mit den von Ihnen definierten Kriterien machen wir aus Ihrer Briefpost digitale Daten. STICHWORT DATENSCHUTZ UND DER SICHERE POSTEINGANG Die SAGA unterzieht sich jedes Jahr einem Datenschutz Audit.
Die Digitalisierung der Post - einheitlich erfassen, einheitlich verarbeiten Revisionssicher Revisionssichere, zentrale Archivierung in langzeitverfügbaren Dateiformaten Einfach und effizient Schnelle, standortunabhängige Bearbeitung der Post dank digitaler Postkörbe Modular erweiterbar Erweiterung durch Module, wie dem E-Mail Management oder der Eingangsrechnungsverarbeitung Erhalten. Klassifizieren. Zuweisen. Elektronische Archivierung: Vorteile und Nachteile. Bearbeiten. Durch die digitale Bearbeitung und automatisierte Verteilung der Eingangspost lassen sich Liege- und Transportzeiten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt und Ressourcen lassen sich effizienter planen. Das führt zu flexiblerer Bearbeitung und schließlich zu beachtlichen Kostensenkungen im Prozess der Eingangspostverarbeitung. Die digitale Eingangspostverarbeitung lässt sich schnell implementieren und schafft so deutliche Mehrwerte für die Unternehmen. Ihre Mitarbeiter können schneller reagieren, besitzen eine höhere Auskunftsfähigkeit und steigern die Qualität Ihres Services.
Digitale Dokumente als Basis für Automatisierung von Dokumenten- und Geschäftsprozessen. Schnelle und einfache Eingangspostverarbeitung sowie verringerte Liege- und Transportzeiten. Sofortige und sichere Verteilung Ihrer Post – über alle Abteilungen und Standorte hinweg. Digitalisierung von Eingangspost - ▶ ODS GmbH. Stetige Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der eingehenden Dokumente in Ihrem Unternehmen und Ihrer Organisation. Mit schnell und einfach Post erfassen – egal wo und wie Sie bei Ihnen ankommt Mit ösungen schaffen Sie einen Eingangskanal um all Ihre eingehende Post, wie Dokumente, E-Mails und Belege einheitlich zu verarbeiten. Papierbelege digitaliseren und übergeben Digitalisieren Sie Papierbelege einfach über lokale oder Netzwerk-Scanner. Der Scanner kann die eingescannten Papierbelege direkt an die intuitive Benutzeroberfläche übergeben, damit Sie dort sofort verarbeitet (strukturiert) wird, um so, im nächsten Schritt, dem richtigen Sachbearbeiter zugeordnet zu werden. Alternativ können Sie gescannte Belege auch an ein Postfach schicken, um Dateien aus anderen Quellen via E-Mail zu übergeben.
Trotz zunehmender Digitalisierung werden täglich eingehende Dokumente wie E-Mails, Formulare, Rechnungen und Belege in sehr vielen Unternehmen noch manuell erfasst und sortiert, um danach in z. B. ein DMS, ERP oder FiBu übertragen zu werden. Dieser Vorgang ist ineffizient und kostet viel Zeit und Geld. Stattdessen lohnt sich die Anschaffung einer Software für die digitale Posteingangsverarbeitung. Was ist ein digitaler Posteingang? Die primäre Funktion eines digitalen Posteingangs liegt darin, eingehenden Informationen zentral, automatisiert und zuverlässig zu registrieren, erfassen und bereitzustellen – egal in welchem Format. Es spielt also keine Rolle, ob eintreffende Papierpost oder vollständig digitale Informationen verarbeitet werden sollen. Wie ein intelligenter digitaler Assistent analysiert die Software eingehende Dokumente und bereitet sie für die Folgeverarbeitung vor. Das können je nach Dokument gänzlich verschiedene Szenarien sein. Vorteile der digitalen Posteingangsverarbeitung Die digitale Posteingangsverarbeitung bietet eine Menge Vorzüge gegenüber der manuellen Variante.